Documenti
Il concetto fondamentale è quello di documento. Con tale termine viene definito un insieme di pagine ed un insieme standard di informazioni (ID, data inserimento, proprietario, livello, cartella di appartenenza...) ed una scheda personalizzabile di informazioni che consentono di individuare il documento e le sue proprietà.

Classi di documento
Ogni documento è di un certo "Tipo documento" al fine di determinare la scheda personalizzata che deve essere compilata per l’indicizzazione. Definire la scheda personalizzata significa infatti specificare il nome e il tipo dei "campi" i cui valori rappresenteranno l’indice dei documenti, permettendone la classificazione e il reperimento.

Per esempio, per archiviare delle fatture è necessario creare una scheda con dei campi relativi alla ragione sociale del cliente, al numero di fattura e cosi via. E’ anche possibile abbinare ai campi di tipo testo una lista di valori possibili, ottenibili in fase di immissione dati tramite il pulsante destro del mouse. Si tratta di uno strumento dinamico, poiché ogni qualvolta l'utente immette in un campo un valore non presente nella lista associata, il programma richiede se si vuole che venga aggiunto. Ovviamente si può attribuire un carattere di obbligatorietà ai campi, creare contatori (Gestione protocollo) e definire indici primari e secondari.

Cartelle e Archivi
Le cartelle vengono create in maniera analoga alla Gestione Risorse di Windows 95 e consentono di organizzare gerarchicamente i documenti. Ogni cartella possiede un nome, una data di creazione, un livello di sicurezza, un elenco di utenti che devono firmare i documenti contenuti nella cartella ed una cartella di destinazione, dove saranno spostati i documenti che hanno ottenuto tutte le firme necessarie. Terminata la definizione della struttura dell’archivio, è possibile salvarlo in uno dei formati di database direttamente supportati: Access 97/2000 oppure una destinazione dati ODBC (MS SQL Server 6.5 o superiore).

Protocollazione
La protocollazione viene eseguita per tipo documento e può essere diversa in entrata ed in uscita. La numerazione è automatica, ma modificabile dall’utente. Il timbro di protocollo può essere memorizzato definitivamente sull'immagine memorizzata, così come avviene nella realtà.

Sicurezza
Come accennato ogni documento fa parte di una cartella e possiede un livello di sicurezza richiesto, per la sua visualizzazione. Se l’utente appartiene ad un livello inferiore non vedrà tale documento in elenco. Tale livello viene definito al momento di creazione del documento dal proprietario. Può essere modificato solo da utenti con livello superiore.

Volumi
Tutti gli archivi vanno poi associati ad un volume, concetto che assolve alla duplice funzione di nascondere all’utente i supporti fisici di memorizzazione e di raggruppare gli archivi per funzione e tipologia. E’ possibile per esempio creare un volume associato al disco rigido e uno a un juke-box di cd-rom, oppure il volume della contabilità e quello del marketing. A questo punto si può iniziare il lavoro di inserimento e di indicizzazione dei documenti, lavoro che è suddiviso in sessioni. Portando avanti il confronto con la terminologia dei database relazionali, possiamo dire che in questo caso il concetto di sessione assume un significato praticamente equivalente a quello di transazione, ovvero rappresenta una "unità di riuscita", una combinazione di azioni che devono essere portate a termine complessivamente oppure complessivamente abortite. In una sessione l’utente può importare documenti, indicizzarli, verificare la correttezza e la consistenza delle informazioni inserite e solo allora confermare la transazione tramite il comando Commit. Entrerà a quel punto in azione un agente di Commit, un agente di sistema sempre attivo che rappresenta l’unica possibilità di interazione con le unità di memorizzazione (volumi).

MegaBiblos è predisposto per gestire in modo flessibile qualsiasi gerarchia di utenti con i rispettivi diritti di visibilità ed accesso. Tutte le altre cartelle visibili sono state assegnate dall’amministratore o create dall’utente stesso.

1. Amministratore - L’amministratore ha accesso a tutte le strutture dati memorizzate nell’archivio, in modo da poter assegnarle per competenza ad ogni nuovo utente.
2. Utente - Il generico utente accede, oltre che alla struttura delle cartelle assegnatagli dall’amministratore, ad alcune cartelle dal significato particolare:
3. Scrivania: è una cartella privata dove l’utente può posizionare un certo numero di documenti attivi è che può essere liberamente ripulita e cancellata.
4. Basket: è una cartella che contiene collegamenti a tutti i documenti che devono in qualche modo essere visionati o processati dall’utente (workflow); l’utente non può eliminare i documenti da questa cartella se non assegnandoli esplicitamente ad altre posizioni. (es. …)
5. Cestino: analogamente al Cestino di Windows, contiene - fino all’eliminazione definitiva – il collegamento agli oggetti cancellati dall’utente.

Modulo di acquisizione
All’interno dell’archivio possono essere inseriti tutti i documenti che passano dalla procedura di acquisizione tramite scanner ovvero tutti i documenti elettronici che passano attraverso la semplice procedura di stampa su apposito dispositivo. Durante l’inserimento di un documento nella base dati verrà richiesto di compilare dei campi di indicizzazione. E’ possibile gestire tutta la documentazione sia in monoutenza sia in rete di pc con database SQL client-server ODBC, mentre per la gestione immagini gli scanner compatibili sono sia i Twain che gli ISIS, mentre i formati di file supportati comprendono jpeg, pcx, dcx, img, wpg, dib, bmp, wmf, eps, targa.

Tanto per dare un’idea delle prestazioni, il sistema riesce a comprimere via software in 20 KByte un documento in bianco e nero a 200 dpi e un secondo documento acquisito da spool nelle dimensioni di 1 KByte. L’acquisizione dei documenti può avvenire anche ad alta velocità tramite scanner con caricamento automatico.

Visualizzatore
Per mostrare a video i documenti utilizza un visualizzatore che consente di visualizzare le miniature delle pagine e di scorrere l’Anteprima della pagina. Nei caso in cui il documento sia stato acquisito da un file e che il programma ad esso associato sia presente sul sistema, il visualizzatore "prende in prestito" le funzionalità del programma di origine. Sono inoltre permesse le normali azioni di rotazione, ingrandimento e riduzione.

Modulo di ricerca
Ovviamente in un programma di gestione documentale rivestono un’importanza fondamentale le funzioni di ricerca. A questo scopo si dispone dei comandi Ricerca e Trova. Il primo permette di effettuare una ricerca all’interno di un archivio specificato. Viene infatti mostrata all’utente una finestra di dialogo in cui appaiono tutti i campi definiti nell’archivio attivo con i criteri di selezione applicabili. Per i campi di tipo stringa vengono proposti i criteri di ricerca per stringa uguale e per sottostringa (criterio Like), per quelli di tipo numerico i normali operatori di confronto (maggiore, minore, uguale, diverso, eccetera), mentre per le date è possibile definire il limite inferiore e superiore di un intervallo. Basta ovviamente lasciare vuoto il criterio di selezione relativo ad uno specifico campo per indicare che "tutto può andar bene", ma non viene offerta la possibilità di definire criteri legati dalla relazione logica "o" invece della relazione "e". A questo scopo, e più in generale per definire criteri di ricerca complessi, occorre utilizzare il linguaggio SQL.

Gestione utenti / firma / Workflow
E’ possibile gestire la sicurezza dei dati mediante l’uso di password, livelli di accesso e crittografia dei dati. Il sistema è integrato con la posta elettronica (possibilità di spedire documenti archiviati nonché messaggi agli utenti collegati in rete) di Microsoft e consente di integrarsi con la gestione fax mediante l'utilizzo di una cassetta di posta ad uso specifico del fax, sulla quale viene effettuato il polling per archiviare i messaggi in arrivo all’interno di un archivio temporaneo dal quale sarà possibile in seguito effettuare l’indicizzazione più opportuna.
Ogni utente all’interno del sistema è dotato di propri dati anagrafici, nome e due password distinte. La prima è utilizzata per l’accesso al sistema, la seconda per apporre la firma ai documenti elettronici. Questa password è richiesta tutte le volte che un utente vuole convalidare il documento. Il sistema consente anche di imprimere l’immagine della firma sul documento.
Quando un utente accede al sistema viene informato dei promemoria attivi, delle firme elettroniche che deve apporre e della posta ricevuta.
Ogni cartella possiede un elenco di utenti che dovrebbero firmare elettronicamente i documenti in essa contenuti. Ogni volta che un utente firma un documento di una cartella viene verificato se tale elenco è completo e in caso affermativo il documento viene spostato in un’altra cartella predefinita. Attraverso questa semplice procedura viene garantita la gestione del flusso dei documenti, vincolata da password (firma elettronica). Ogni apposizione di firma viene segnalata nel "libro firme" con indicazione di data, ora, documento, cartella e nome utente. Viene altresì segnalato ogni tentativo fallito di apporre firme.

SPECIFICHE TECNICHE

Codice completamente ad oggetti
Ampia gestione delle eccezioni.
Database SQL Server
Utilizza le librerie grafiche LeadTools v.11.5 per tutte le operazioni grafiche e di interfaccia con stampanti e scanner.
Installer/Uninstaller automatico mediante InstallShield Express 2.12.
Collaudato con ZetaFax server.

Requisiti Hardware e Software

1. Interfaccia intuitiva conforme allo standard Windows con uso esteso di drag&drop e menù contestuali; personalizzazione dell’ambiente di lavoro (interfaccia avanzata/semplificata ecc.)
2. Gestione della scrivania dell’utente
3. Gestione utenti con assegnazione differenziata della visibilità dell’archivio, scrivania e cestino locale ad ogni utente ed assegnazione risorse (fax, stampanti,..)
4. Visualizzazione ad albero della struttura dell’archivio; organizzazione / riorganizzazione in base a drag&drop. (Object DataBase Management System).
5. Gestione di protocolli distinti in base alla classificazione del documento; protocollazione grafica automatica in posizione fissa/configurabile sul documento.
6. Gestione di volumi, montaggio/smontaggio, con distribuzione dell’archivio su diversi media (HD, Cdrom, JukeBox)
7. Distribuzione dei documenti mediante liste.
8. Ricerca in base a campi chiave, date, e/o per cartella documento.
9. Funzionalità di amministrazione
10. Log di tutte le operazioni di accesso all’archivio e di tutte le operazioni sui documenti, esportabile in formato testo.
11. Applicazione automatica della firma in base a password distinta.
12. Archiviazione automatica fax in ingresso mediante file di controllo allegato.
13. Driver di stampa per produzione documenti da applicazioni windows; archiviazione automatica e workflow (es. distribuzione automatica) dei documenti così prodotti.
14. Acquisizione da scanner Twain32 con o senza ADF.
15. Stampa adattata automaticamente al formato A4.