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TECNICHE

• Argomenti generali
• Gestione Portafogli: Tipologie e Portafogli
• Gestione Utenti
• Le procedura Guidate: I Wizard. Come scegliere quello giusto
• Call Center Gestione Elenchi e Riepiloghi Call Center
• CRM: Le caratteristiche Aggiuntive dei Clienti
• Importazione nominativi: come procedere e come interpretare i messaggi del sistema
• Struttura di Trasposizione e predisposizione file XLS/MDB prima dell’import
• Creare e Gestire Campagne / Motivazioni
• Anagrafiche e Ricerche
• Agenda ed Agenti
• Gestione e calcolo delle Provvigioni
• Modulo Magazzino / Documenti
• Analisi file di Log del sistema

Argomenti generali ^top^

Da Utilità / Opzioni, entrare nella maschera dell’utente che dovrà utilizzare questo servizio (es. ADMIN). Il nome utente si trova in alto a sinistra in un box verde. Di seguito compilare:

SOGGETTO MAIL: è l’oggetto della mail in uscita. Nota: l’oggetto scritto qui verrà sempre riportato di default su tutte le mail mandate da questo utente.

CORPO MAIL: è il corpo della mail in uscita. Nota: il testo scritto qui verrà sempre riportato di default su tutte le mail mandate da questo utente. (La compilazione di questi due campi è utile nel caso di invio di mail ripetitive quali promozioni, ecc)

MODALITA’ SMTP

E’ il “cuore” della funzionalità; la sua compilazione è basilare per l’invio della posta. Vediamo i vari casi:

• se la casella “modalità SMTP” è selezionata, per l’invio mail GAT utilizza il server SMTP
• se la casella “modalità SMTP” non è selezionata, GAT utilizzerà il MAPI32

Le “Autenticazioni” sono relative ai permessi di posta in uscita del proprio software di posta predefinito, quindi bisogna distinguere in: - Senza Autenticazione - Con Autenticazione SMTP.ocx / Con Autenticazione CDO2000 Come già accennato, questi sono legati strettamente al proprio provider di posta in uscita ed al software di posta utilizzato; per la compilazione e l’utilizzo è quindi necessario conoscere i propri parametri di posta in uscita, oppure controllarli sul software di posta (Outlook, Outlook Express, ecc). Nel caso di Outlook si può controllare in Strumenti / Account di posta, poi selezionare un account, selezionare “altre impostazioni” e poi verificare l’autenticazione in uscita:

se il server di posta NON richiede l’autenticazione, in GAT bisogna selezionare SENZA AUTENTICAZIONE se il server di posta richiede l’autenticazione ed “utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo” (vedi esempio a lato), in GAT bisogna selezionare SENZA AUTENTICAZIONE se il server di posta richiede l’autenticazione ed “accedi con” è compilato con utente e password, in GAT bisogna selezionare la voce “con autenticazione SMTP” ed inserire in “nome utente” e “password” i dati riportati nella maschera della posta

Indirizzo Mittente è l’indirizzo di posta di chi sta spedendo la mail e che il destinatario visualizzerà Nome Mittente è il nome di chi sta spedendo la mail e che il destinatario visualizzerà

SERVER SMTP è necessario inserire i dati SMTP di posta in uscita (reperibili sul proprio programma di posta predefinito)

Nome Utente e Password da inserire SOLO in caso di richiesta di autenticazione di posta in uscita (vedi sopra)

Si trova nella directory “C/Programmi/GAT Enterprise” ed a seconda dell’importazione, avrà dei nomi differenti:

-    Wizard Inserimento In motivazione: INS_CLI_ELENCHI_YYYYMMDD-HHMM.TXT

-    Wizard importazione Clienti e clienti/Elenchi: IMPORTAZIONE_YYYYMMDD-HHMM.TXT

-    Wizard Cambio operatore ed Assegnazione: ASSEGNA_OPERATORI_YYYYMMDD-HHMM.TXT

I log pertanto saranno diversi ad ogni esecuzione e non saranno più accodate diverse esecuzioni eseguite lo stesso giorno. Il file di log è importante in quanto permette di risalire subito e facilmente agli errori o malfunzionamenti relativi all’importazione effettuata. Contiene inoltre tutti i dettagli di lancio del Wizard e gli esiti. Questi file se archiviati in una cartellina di Windows denominata "Importazioni" di fatto sono la storia delle importazioni.

Come faccio a risalire a chi ha inserito un contratto ed eventuali modifiche?

Semplicemente si apre il contratto interessato in Gestione / Segnalazione Contratti; in calce alla pagina ci sono delle scritte in grigio chiaro, quasi trasparenti, che riportano questi dati.

SQL: Accendo i pc ma GAT non si collega da nessuna macchina

Controllare se SQL è attivo sul server (in basso a destra pc con freccina verde). Controllare se qualche altra macchina funziona. Controllare se è un problema di rete (se il server vede i pc e viceversa)

‘Codice Zona’

Dipende da quello che si intende fare. Se l’importazione è solo per fini di ‘Ricerca’, va bene importare con codice zona, altrimenti è meglio definire le zone in GAT e poi assegnare i nominativi tramite algoritmo.

Cosa sono i “Parametri della procedura”?

Sono parametri che consentono di modificare il comportamento del programma e di scegliere alcuni “valori chiave” del sistema.

Si trovano in Utilità / Parametri della Procedura.

Normalmente questi parametri sono a livello generale, ossia uguali per tutti gli utenti, ma è tuttavia possibile indicare il valore di un parametro come “specifico” per un certo utente.

I parametri vengono inseriti e valorizzati in automatico dal programma la prima volta che occorrono (ad esempio prima della stampa scheda di assegnazione).

Questi parametri vengono richiesti solo la prima volta; successivamente possono essere variati entrando nel suddetto menu.

Questa funzione dovrebbe essere abilitata solo agli utenti che ne possono fare uso (amministratore, responsabili, ecc).

La tabella “Stati Elenco” consente al programma di stabilire lo status generico dei nominativi presenti in ciascuna campagna (es. APERTO, DA RICONTATTARE, CHIUSO POSITIVO, CHIUSO NEGATIVO).

Il valore deve essere inteso come LO STATO ATTUALE DEL NOMINATIVO IN CAMPAGNA.

MSDE2000

(Sql Server versione Gratuita)

(Remove Security Warning from Access 2003 Runtime)

[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\11.0\Access\Security]
"Level"=dword:00000001

Opzionale: è possibile aggiungere anche la seguente voce

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\4.0\Engines]
"SandBoxMode"=dword:00000002

“Gestione Portafogli: Tipologie e portafogli” ^top^

Differenze sostanziali tra “portafogli” e “tipologia portafogli”

Infatti, il portafoglio viene sempre gestito nella solita maniera usata finora (Tabelle / Portafogli), ma a particolarità aggiuntiva di questo sistema sta nel fatto che ogni portafoglio può essere “raggruppato” per tipologia!

Esempio:
-tipologia “Telecom”: raggruppa i portafogli Star, Evolution ed Elite
-tipologia “TIM”: raggruppa i portafogli Residenziali e Privati

e cosi via, arrivando fino ad un massimo di dieci tipologie. Inizialmente vengono impostate come attive soltanto le prime due, ma il primo portafoglio rimane il principale ed è sempre obbligatorio.

La nuova gestione dei portafogli consente di definire una colorazione specifica al fine di una immediata consultazione visiva in anagrafica del cliente. Anche le caratteristiche del cliente possono essere associate ad un portafoglio particolare (da Tabelle / Caratteristiche). Anche in sede di definizione dell’anagrafica di un Motivo (Campagna) sarà necessario indicare su quale “Tipologia di portafoglio” si intende operare.

Questo consentirà al sistema di proporre correttamente le caratteristiche inerenti la stessa tipologia di portafoglio, nonché proporre correttamente il portafoglio sulla scheda dell’eventuale appuntamento o adesione telefonica.

Vorrei inserire, nell'anagrafica dei clienti, due note automatiche che, a seconda della provincia in cui si trova il cliente, venga fuori MILANO oppure ROMA.

Questo parametro andrebbe visualizzato anche nell'estratto provvigionale degli agenti.

(ad es. X contratti su Milano e Y contratti su Roma per l'agente Tizio).

In questo caso si può intervenire tramite la gestione portafogli.

Da Tabelle / Portafogli Tipologie attivo un portafoglio, che chiamerò ad esempio “Provincia Cliente”.

Di seguito, da Tabelle / Portafogli, poi valorizzerò due righe, una “Milano” ed una “Roma”.

A questo punto, tramite importazione, andrò a definire quali clienti appartengono al portafoglio “Milano” e quali a “Roma”.

E’ importante fare questa suddivisione tramite “portafogli” perché è uno dei campi di ricerca che si trovano nel menù Provvigioni / Riepilogo Sintetico Generale.

Se avessi valorizzato una riga delle “caratteristiche” con “provincia cliente”, non sarebbe stato possibile estrarre dati in fase di calcolo provvigionale, in quanto la ricerca tramite caratteristiche non è contemplata nella maschera di ricerca suddetta.

E' possibile legare i clienti al portafoglio dell'agente al quale sono assegnati?

( ma soprattutto far vedere, nell'anagrafica del cliente, l'agente che li segue?)

E’ possibile, per ogni nominativo presente in anagrafica, far comparire da quale agente è seguito: si vede nella maschera principale di Anagrafica Clienti, in basso a destra.

Si può cambiare agente “manualmente”, rimanendo sempre nella maschera Anagrafica Clienti, selezionando la linguetta “portafogli”.

E’ utile ricordare inoltre che GAT prevede la possibilità di gestire fino a 10 agenti diversi in anagrafica di ciascun cliente. Ognuno di questi potrebbe seguire il cliente per un “business” diverso (es. TIM, TELECOM, DATI, altro...)

“Gestione Utenti” (cancellazione, aggiunta o modifica ) – solo Amministratore ^top^

Ho aggiornato GAT con la nuova versione, ma mi pare che i menù siano sempre gli stessi

Una volta entrati in Gestione Utenti e sulla scheda dell’Amministratore, cliccare su “Inserisci Tutte”: il sistema aggiungerà nella lista tutte le funzioni disponibili al momento.

Devo aggiungere un Nuovo Utente, come faccio?

Prima di tutto bisogna compilare l’anagrafica in Anagrafica Soggetti: basta inserire nome, cognome e tipologia (Telemarketer, Agente o Segnalatore).

Da evidenziare il fatto che nell’Anagrafica devono essere sempre presenti TUTTI i nominativi, ANCHE QUELLI CHE NON LAVORANO PIU NELL’AGENZIA, per motivi di storico. Questi “ex utenti” vanno semplicemente DISABILITATI. Da notare che non ci sono limiti alle righe dell’anagrafica.

Fatto questo, si torna in Gestione Utenti e si compila una nuova maschera utente cliccando su “Nuovo Utente”.

ATTENZIONE! A differenza dell’anagrafica, qui le maschere degli “ex utenti” vanno cancellate, altrimenti “si occupa” un accesso a GAT (ovvero il numero di utenti abilitati all’acquisto della licenza).

Per i Telemarketer si consiglia di aggiungere le seguenti funzionalità:

- clienti
- ricerca clienti
- gestione elenchi
- visualizzazione agenda

Una volta fatto questo, è basilare collegare l’utente appena creato con l’anagrafica soggetto tramite il pulsante “l’utente è un operatore TLK” (si trova in basso a destra).

E’ possibile sfruttare anche la funzionalità di “duplica voci da utente”, per “ricopiare” una scheda da un soggetto ad un altro (quindi avere le stesse funzionalità senza stare a ripetere i punti sopra descritti per tutti i nuovi operatori)

Ho un telemarketer dimissionario.

Posso toglierlo dall’anagrafica clienti?

Come già ripetuto per altre funzionalità di GAT, all’interno del sistema NON SI CANCELLA MAI NIENTE MA SEMPLICEMENTE SI DISABILITA L’UTENTE.

Ho un telemarketer dimissionario che verrà subito sostituito.

Posso cancellare il nome del “vecchio” e sostituirlo con quello “nuovo”?

Si, è possibile farlo.

Prima di tutto bisogna entrare in Anagrafica Soggetti e creare l’anagrafica per il “nuovo” telemarketer; dopodiché si disabilita l’anagrafica del “vecchio” (cosi da renderlo “inattivo”).

Fatto questo, si entra in Gestione Utenti e si crea una nuova maschera utente o si modifica una vecchia.

IMPORTANTE! la scheda va collegata al telemarketer tramite pulsante “l’utente è un operatore” che si trova in basso a destra nella maschera di Gestione Utenti.

ATTENZIONE! Le righe dell’anagrafica possono essere illimitate, mentre la creazione di maschere nella Gestione Utenti è limitata alle licenze (users) acquistate con GAT!

Wizard: come scegliere quello giusto – tutta la casistica ^top^

Devo importare l’anagrafica per la prima volta.

Selezionare Gestione / Wizard importazione anagrafica clienti.

Una volta aperta la maschera, cliccare su “Avanti”.

Punto 1: selezionare struttura di trasposizione (preparata precedentemente)

-In “indirizzi Aggiuntivi” selezionare il file che conterrà gli indirizzi aggiuntivi (opzionale)

-In “Contatti” selezionare il file che conterrà la lista dei contatti / referenti (opzionale)

Punto 3: Deduplica automatica. E’ una nuova funzione che permette di eliminare automaticamente gli eventuali doppioni durante l’importazione. Si può anche scegliere di mantenere i doppioni fino ad un massimo di tre.

Che funzione svolge la “Data di riferimento per data ultima modifica” (punto 5) nel “Wizard Importazione Anagrafica Clienti” ?

Qual è la sua importanza?

L’opzione “Aggiornare eventuali clienti già esistenti in base ai valori dei campi chiave” consente di aggiornare i campi anagrafici di clienti già esistenti.

Vengono aggiornati soltanto i clienti la cui data di ultima modifica presente in anagrafica (parte bassa della maschera) sia precedente alla data di riferimento indicata nel wizard.

Devo inserire in campagna/motivazione dei nomi che sono già presenti in anagrafica, e li devo distribuire ai telemarketer.

Selezionare Call Center / Inserimento Clienti in Motivazione.

Una volta aperta la maschera, cliccare su “Avanti”.

Devo in contemporanea:

Selezionare Call Center / Wizard Importazione Anagrafica Clienti/Elenchi

(attenzione! è un Wizard molto potente e deve essere usato in casi particolari e da utenti che conoscono esattamente la procedura di importazione!)

Il Wizard guida l’utente all’importazione delle liste in una determinata campagna, utilizzando una data struttura di trasposizione; vengono anche caricati clienti (se non già presenti) ed assegnati i nominativi agli operatori prescelti, secondo algoritmi che puntano a mantenere il portafoglio clienti di ciascun operatore rispettando il carico di lavoro degli stessi.

Dalla rel. 4.1 è stata aggiunta una nuova importante funzionalità che permette di utilizzare il Wizard in due maniere:

Modalità Completa: attiva TUTTI i punti del Wizard e permette di completare tutti i passaggi nella maniera già nota

Posso utilizzare il Wizard solo per importare i nominativi ma NON FARE ALCUNA ASSEGNAZIONE?

Si, in ogni Wizard è presente l’opzione ‘Nessuna assegnazione automatica’.

Ho importato dei nominativi senza assegnarli.

Ora come faccio a distribuirli agli operatori?

(processo di Sola Assegnazione)

Selezionare  Call Center / Wizard importazione Anagrafica Clienti/Elenchi.

In calce alla maschera si trova l’opzione Modalità “completa” o “solo assegnazione”.

Scegliendo la prima modalità, avremo a disposizione tutti i passaggi del Wizard per importare anagrafiche e distribuire i nominativi direttamente ai Telemarketer.

Scegliendo la seconda modalità, verranno attivati solo i punti necessari all’assegnazione dei nominativi di una campagna che non hanno ancora un operatore; infatti analizzando la maschera si nota che i punti 1, 2, 3 e 4 non sono attivi.

Si, è possibile sempre mediante il Wizard, ovvero Call Center / Wizard inserimento clienti in motivazione.

Dopo aver cliccato su “Avanti”, al punto 1 seleziono la ricerca in base a “Riepiloghi Call Center”, scegliendo la campagna e lo stato.

Si continua poi con la procedura già nota.

Call Center Gestione Elenchi e Riepiloghi Call Center ^top^

Dipende dal modo di operare di ogni singola agenzia.

E’ possibile:

Si, è possibile cercarlo in due maniere:

Il nominativo non è ‘sparito’, semplicemente non viene più visualizzato nella lista in quanto non ha più lo stato “aperto”.

Per vedere TUTTI i nominativi indipendentemente dallo stato, dalla maschera iniziale di ‘Gestione Elenchi’, non spuntare nessuna delle opzioni di visualizzazione (sono i cinque ‘flag’ che si trovano a sinistra della finestra. Di solito vengono selezionati i primi tre).

E’ solo una questione di “aggiornamento dati”: infatti con l’introduzione del sistema operante su SQL Server, per aggiornare i dati “in tempo reale” bisogna cliccare su “refresh” o su “aggiorna Richiami” per avere l’elenco sempre aggiornato.

In alternativa, selezionare i flag “Visualizza anche se data di richiamo è successiva ad oggi” e “Visualizza solo i nominativi da ricontattare”

Lo stato della telefonata può essere cambiato solo dall’amministratore o dagli utenti avanzati.

Controllare i propri permessi.

Sono quegli utenti che possono compiere alcune azioni particolari, come modificare P.I., C.F., Portafoglio, Provvigioni, cancellare telefonate ecc.

Da notare che non sempre l’Amministratore è anche utente avanzato!

No, “Riepiloghi Call Center” serve solo per le telefonate.

Per un riepilogo che comprenda anche i prodotti venduti devo andare in Gestione – Ricerca e Stampa Segnalazione Contratti. In questa maschera ci sono anche i campi Operatore, Portafoglio e Caratteristiche.

Cliccando su quello con l’icona di Excel, i risultati saranno esportati in un file che conterrà già le strutture per le tabelle di pivot.

Riepiloghi Call Center: che differenza c'è nell'effettuare il riepilogo spuntando "Elenchi" piuttosto che "Telefonate"?

E l'opzione "Versione Sintetica" ?

Una volta entrati nella maschera ed aver selezionato "Elenchi", GAT esegue un riepilogo statistico su tutti i nominativi presenti nelle campagne selezionate, raggruppando il risultato per Stato Elenco (es. "chiuso", "aperto", "attesa") e per ogni operatore.
Esempio: nella campagna ci sono 20 nominativi: posso monitorare la situazione attuale (es. 10 Aperti, 5 in Attesa e 5 già chiamati).

Se seleziono "Telefonate" (contatti utili o tentativi di contatto), GAT esegue un riepilogo sulle telefonate effettuate all'interno delle campagne selezionate, raggruppando il risultato per Stato Telefonata ("Non Risponde", "Richiamare", "Occupato", "Adesione") e per ogni operatore.
Esempio: nella campagna ci sono 20 nominativi e ne sono stati già chiamati 15. GAT effettua il riepilogo solo sui 15 chiamati evidenziando lo stato delle Telefonate effettuate (es. Adesione Telefonica, Occupato, Appuntamento, Richiamare ecc.). Non vengono incluse informazioni relative ai 5 nominativi rimanenti in quanto non hanno ancora nessuna telefonata. E' altresì possibile che se un nominativo è stato chiamato più volte, le telefonate siano superiori al numero dei nominativi presenti in campagna.

Opzione "Versione Sintetica". In entrambe i casi è possibile selezionare l'opzione "Versione Sintetica", che effettua i raggruppamenti solo in base al valore statistico dello Stato Elenco ovvero Stato Telefonata e non in base all'operatore. In questo modo si ottengono statistiche di avanzamento molto più contenute e di facile lettura.

CRM: le caratteristiche aggiuntive ^top^

Le caratteristiche sono informazioni aggiuntive non previste in anagrafica del cliente e non c’è limite numerico di inserimento. Solitamente hanno un valore numerico oppure una nota alfanumerica.

Ogni informazione inserita ha un data di abbinamento che indica il giorno di inserimento / creazione di ogni singola informazione.

Nella tabella Caratteristiche è possibile:

-          definire l’ordine di priorità con cui visualizzarle / stamparle

Ho importato delle caratteristiche ma quelle già presenti non sono state aggiornate

Controllare la tabella di trasposizione. Controllare il file XLS: da ricordarsi che se in XLS ci sono delle celle vuote, GAT non importerà la cella corrispondente.

Controllare la data delle caratteristiche. Controllare il file di LOG.

Devo aggiornare delle caratteristiche di clienti già presenti tramite un file XLS che mi hanno inviato, come faccio?

Per aggiornare le caratteristiche basta utilizzare il Wizard in Gestione (Wizard Importazione anagrafica clienti) dopo aver impostato la tabella di trasposizione.

Le caratteristiche vengono aggiornate con la data del punto 8

Voglio inserire manualmente una nuova caratteristica ad un cliente già presente, come si fa?

Ci sono due modi:

-  direttamente dall’anagrafica cliente scegliendo la caratteristica da aggiungere tramite menù a  tendina

- utilizzando la funzione apposita nelle Utilità / Manutenzione Caratteristiche; si può scegliere se inserire o modificare delle caratteristiche ed i relativi parametri.

Voglio togliere una caratteristica. Come faccio?

Ci sono tre modi:

- cancellarla  direttamente dall’anagrafica del cliente semplicemente eliminando la riga

- cancellarla tramite la funzione apposita nelle Utilità / Manutenzione Caratteristiche (Elimina caratteristiche)

- disabilitarla in “Tabelle / Caratteristiche”

Perché le caratteristiche hanno una data? Che funzione ha?

Serve per indicare una data di riferimento della singola informazione.

Esempio: “Numero Linee ISDN 4, dato riferimento al 15/12/03”.

Quando l’utente manualmente tenta di modificare un valore in questa griglia, viene richiesto se aggiornare la data presente con quella odierna.

Attenzione, se la data di riferimento è inferiore alla data di abbinamento, durante la fase di “aggiornamento caratteristiche” il dato non viene aggiornato, viceversa si.

Nella maschera Anagrafica Cliente, nella sezione caratteristiche, a cosa serve il tasto “aggiorna caratteristiche standard”?

Consente di aggiungere con una sola operazione tutte le caratteristiche definite come “standard” in Tabella / Caratteristiche.

Le caratteristiche standard vengono sempre visualizzate e stampate, anche se il dato non è compilato.

Esempio: “Numero Linee ISDN” se è selezionata come “standard” verrà visualizzata/stampata anche se il dato non è presente.

Importazione nominativi: tutti i casi (importazione ed aggiornamento) ^top^

Devo aggiornare alcuni dati (es. il numero di telefono) di clienti già presenti in anagrafica. Come si fa?

In questo caso si usa il Wizard in Gestione / Importazione anagrafica clienti, ricordandosi che è basilare selezionare l’opzione che aggiorna l’anagrafica. Ricordarsi di tenere conto delle date, perché se la data di modifica è inferiore a quella presente in anagrafica, non verrà aggiornato nulla.

Devo importare un file che contiene una lista di  nominativi.

Se non si conosce con esattezza il contenuto della lista, bisogna strutturare il file in un modo particolare, ovvero bisogna ricordarsi che in tutti i nomi siano presenti gli elementi fondamentali: codice fiscale o partita iva (chiave), numero di telefono (se non c’è, bisogna inserire uno ‘zero’ in formato testo ovvero ‘0) e ID Portafoglio (in formato numerico).

Con questa struttura si importano i nomi nuovi e vengono aggiornati quelli già presenti.

Il Wizard da usare è quello in Gestione / importazione anagrafica clienti.

E’ possibile verificare PRIMA dell’importazione se il file XLS e la tabella di trasposizione sono compatibili?

SI! in ogni Wizard, vicino al nome del file XLS selezionato per l’importazione, c’è una casellina “ABC”. Cliccandoci sopra, GAT effettua questa verifica e mediante una finestra di dialogo permette di leggere i risultati di questo confronto.

Alla fine dell’importazione compare il messaggio ‘PI o CF non corrispondenti’

Nel Wizard, prima di lanciare l’importazione, controllare la compatibilità dei files mediante l’apposita casellina ‘ABC’.

Se compare il messaggio ‘PI o CF numerici, atteso testo’ anche se nel file XLS c’è la formulina apposita, provare a ricopiare il file “riga x riga” ed incollare con “copia valori”.

Struttura di Trasposizione e predisposizione file XLS/MDB prima dell’import ^top^

Cos’è la “Struttura di Trasposizione” ?

E’ la struttura che consente di definire le modalità di importazione delle liste da file XLS o MDB.

Viene utilizzata dai Wizard di Importazione

Come si imposta / crea la struttura di trasposizione?

Aprire Tabelle / Struttura di trasposizione.

Si apre una maschera dove verrà compilata la struttura vera e propria.

Dopodiché bisogna seguire una semplice procedura:

Si, sempre da Tabelle / Struttura di Trasposizione. Mi posiziono su una riga qualsiasi della struttura da cancellare.

Guardando in alto a destra della maschera, trovo tre pulsanti: selezionando quello più a destra posso eliminare la struttura su cui mi sono posizionata. Rispondere SI alla domanda posta dal sistema (che proporrà anche il nome della struttura che sta per cancellare)

Perché serve impostare un campo chiave? 

Il campo chiave è fondamentale per consentire al programma di determinare se un’anagrafica risulta già presente nell’archivio di GAT.

Il campo chiave è obbligatorio e può essere singolo (es. il numero di telefono) o multiplo (es. P.IVA e Cod.Fisc.).

Nel caso in cui sia multiplo verrà verificata l’esistenza dell’anagrafica prima con un campo chiave e poi con il secondo (terzo, etc.) e non contemporaneamente.

Ho collegato il file guida XLS, ma  nella prima colonna della Struttura di Trasposizione (Nome Colonna nel File XLS) non compare alcun campo o ne compaiono solo alcuni.

Questa situazione si può verificare nei seguenti casi:

- nel file di Excel ci sono delle colonne vuote o nascoste, oppure manca l’intestazione. Controllare il file XLS.

- Controllare di aver selezionato ANCHE il foglio su cui si trovano i dati nella casellina bianca sotto al pulsante “seleziona file di guida”

Ho sbagliato completamente una riga della tabella di trasposizione, come si fa a cancellarla?

Basta posizionarsi all’inizio della riga e cliccare sul tasto CANC (o DELETE)

Vicino alla casella ‘seleziona file guida’ non appare il percorso del file che ho selezionato per l’importazione!

Bisogna guardare sotto al pulsante ‘seleziona file di guida’, dove c’è una casellina bianca vuota: il percorso del file selezionato sarà visibile immediatamente alla sua destra.

Come posso verificare se il file e la struttura sono compatibili PRIMA di fare l’importazione?

In tutti i Wizard è stata inserita una casellina di verifica, che è quella contrassegnata da “ABC” che si trova vicino al pulsante da cui si seleziona il file XLS di base.

Nel caso si dovessero importare indirizzi aggiuntivi, come mi comporto? Quale passaggio nel Wizard di importazione non devo saltare?

Nella prima maschera del Wizard, sotto la casella di ‘importa struttura’, si trovano due tasti chiamati ‘importa file XLS’: il primo importa l’anagrafica completa, il secondo i dati relativi agli indirizzi aggiuntivi. 

Per importare gli indirizzi aggiuntivi si consiglia di completare la “Struttura di trasposizione” (vedi file di esempio) anche con i campi relativi agli indirizzi aggiuntivi, selezionando l’apposita opzione.

Importare e nominativi e farli risultare ‘bloccati’ in anagrafica (flag ‘bloccato’ attivo)

Nel file XLS bisogna mettere un valore 1 (vero) se sono da bloccare, 0 (falso) se non sono da bloccare.

Nella tabella di trasposizione si collega la voce ‘bloccato’ e si lascia tipo ‘testo’

Dopo un’importazione, mi sono accorto che alcuni dati non sono stati importati, ho riprovato in tutti i modi ma non funziona niente, e la tabella di trasposizione è corretta.

Creare e Gestire le campagne e spostare i nominativi da un TLK ad un altro ^top^

Come si crea una nuova motivazione?

Da Call Center / Tabella Motivi.

Compare una maschera che presenta come valore predefinito la prima campagna che è stata creata.

Da qui, cliccare sul pulsante “Nuovo motivo” che si trova in alto a sinistra.

Una nuova campagna può eventualmente essere creata anche dai Wizard tramite il pulsante “nuovo motivo”.

Quali campi devo compilare all’interno di una nuova campagna che ho appena creato?

L’unico campo obbligatorio è il nome della campagna.

La data di creazione viene inserita automaticamente da GAT.

Si consiglia di inserire la priorità (100 è il massimo).

Cosa faccio quando la campagna è terminata?

Da Call Center / Tabella Motivi si seleziona la campagna interessata, poi basta semplicemente selezionare  “obsoleto / terminato” .

Questa campagna non verrà più visualizzata in Gestione Elenchi, ma tutte le telefonate ad essa collegate rimarranno comunque registrate.

Come posso riepilogare velocemente tutte le chiamate fatte in una campagna?

Oltre che da Riepiloghi Call Center, per vedere in tempo reale lo stato di una campagna, sono disponibili le nuove funzioni “Anteprima Contatti” e “Anteprima Liste Telemarketer”.

Aprire la campagna in questione tramite Call Center / Tabella Motivi; i due pulsanti sopra descritti si trovano sulla parte superiore della finestra.

Una volta assegnati i nominativi in campagna, come faccio a vedere quali sono?

Esiste un apposito tasto nella maschera delle motivazioni, oppure entrando come Coordinatore nel Gestore Elenchi si seleziona la motivazione e si seleziona “Tutto” nel campo “Visualizza solo i primi”.

Oppure si apre la campagna in questione e si clicca su ‘Quali sono?’ (è il pulsante in alto a destra)

E’ possibile che alcuni nominativi presenti nelle campagne risultino “chiusi negativi” o “in stato di attesa”: è possibile estrapolarli e re-indirizzarli per essere utilizzati in altre campagne?

SI, per esempio utilizzando il Wizard Inserimento Clienti in Motivazione, con una ricerca mirata tramite Riepiloghi Call Center (Punto 1). 

Posso generare una nuova campagna mirata solo su questi clienti e ridistribuirli ai telemarketer.

‘Chiuso d’ufficio’ in quali casi lo si utilizza (e perché)?

Lo stato di “Chiusura d’ufficio” solitamente viene utilizzato per evitare di fare chiamate su un nominativo che non deve essere contattato per le più svariate ragioni (es. cliente in fallimento, ditte chiuse, ecc)

Avrei bisogno di cambiare un operatore all'interno di un motivo.

 Nello specifico vorrei spostare i nominativi dell’operatore A all'operatore B.

Come posso farlo?

Selezionare Call Center / Sostituzione guidata di un operatore.

All’apertura della maschera, cliccare su “Avanti”.

Anagrafiche e Ricerche ^top^

È possibile impostare alcuni criteri di ricerca avanzata tipo *ROSSI in modo che vengano visualizzati tutti i ROSSI presenti in Archivio (es . Carrozzeria Rossi, Rossi Roberto, F.lli Rossi, Ditta Rossignoli ecc)?

GAT funziona già in questo modo.

Nella maschera di “Ricerca Clienti”, sotto al campo centrale ‘Ricerca per ragione sociale’ (il campo in giallo), si può scegliere se cercare per “Parte iniziale” (quindi quelli che iniziano per ‘rossi’), o per “Testo Contenuto” (quindi ‘rossignoli’, ‘rossini’, ‘derossi’ ecc).

La stessa cosa funziona in ricerca segnalazioni/contratti.

Dovrei eliminare alcuni nominativi in anagrafica.

Cancellare i clienti in GAT è un procedimento complicato.

Infatti,  per scelta strategica tutte le anagrafiche sono correlate tra loro dalla “Integrità referenziale”, ossia un cliente che ha un contratto, una telefonata oppure qualsiasi altra info collegata (caratteristiche, indirizzi aggiuntivi, ecc….) non può essere cancellato finché non vengono rimosse tutte queste informazioni (prima del cliente ovviamente).

E’ possibile cancellare i clienti tramite una query personalizzata, ma consigliamo di non eliminare mai niente dagli archivi, è sempre meglio DISABILITARE oppure BLOCCARE questi nominativi invece che eliminarli completamente.

Quanti clienti posso importare in anagrafica?

Il numero massimo di clienti importabili in anagrafica è 2.147.483.647.

Alcuni clienti hanno già superato i 300.000 nominativi senza particolari problemi, salvo la RAM del server aumentata a necessità per mantenere le performance in fase di ricerca.

Per il numero massimo di nominativi contenibili nel file di Excelc'è un limite, ovveronon si può andare oltre alle65.536 righe e pertanto massimo 65.535 clienti alla volta.

Dalla versione 4.1 è disponibile anche l'import da MDB il cui limite è pari a quello di GAT.

È possibile che ci siano clienti con la stessa PI?

Eventualmente è possibile forzare il sistema?

SI, in anagrafica è possibile avere clienti con la stessa P.I. / Codice Fiscale.

Il programma prevedere di evidenziare con un messaggio tale eventualità in funzione del valore di certi parametri.

CK2 - P.IVA e Cod.Fisc. se presenti devono essere corretti. Se impostato a SI è necessario che il dato riferito alla Partita IVA e al Codice Fiscale, se presenti, siano corretti, diversamente non è possibile salvare.

CK5 - Controllo duplicati (PI/CF) su salvataggio clienti. Se impostato a SI, al salvataggio del cliente viene eseguito un controllo sulla presenza di analoghe anagrafiche con la stessa Partita IVA e/o Codice Fiscale (in funzione dei valori compilati).

Esiste anche la possibilità di effettuare delle verifiche a posteriori mediante semplici funzioni di "Deduplica" degli archivi.

Con GAT è possibile impostare dei controlli tramite alcuni parametri.

Da Utilità / Parametri della procedura, controllare:

CK5 - Controllo duplicati (PI/CF) su salvataggio clienti. Se impostato a SI, quando si tenta di inserire una PI o CF già presenti, GAT avvisa che non sarà possibile salvare.

CK24 - Controllo duplicati (Tel1) su salvataggio clienti. Come il parametro CK5, se impostato a SI, effettua il controllo su TEL1 e impedisce di inserire dei duplicati.

Si. Dopo essersi posizionati sulla maschera anagrafica del cliente, basta cliccare su “Stampa Cliente” (lo trovo in alto a destra) e spuntare la versione “dettagliata”.

Nel riquadro sotto questi dati comparirà il nome del cliente che andrà in stampa. Ora basta cliccare su “Anteprima” e lanciare la stampata.

Agenda ed Agenti ^top^

Gestione Agenda

Cosa è possibile fare e come funziona ?

Mediante questa funzione è possibile visualizzare e gestire l’agenda degli appuntamenti per gli agenti.

Direttamente dalla visualizzazione è possibile modificare gli appuntamenti, ovvero aprire la scheda di dettaglio del singolo appuntamento, utilizzando l’agenda anche come ulteriore modalità di ricerca delle segnalazioni. Il modulo non è attivo se non è stato acquistato.

La gestione degli appuntamenti comprende:

E’ possibile decidere un limite di appuntamenti giornaliero per gli Agenti ?

SI. Mediante la gestione “Agenda degli agenti” è possibile impostare un limite tale per cui l’algoritmo di suggerimento degli appuntamenti (abilitato in base al parametro CC7) considera come “Agenda completa” l’agenda di un certo agente in un determinato giorno.

E’ possibile decidere la durata media di un appuntamento ?

SI. In base al parametro CC3 – “Minuti fascia oraria per visualizzazione agenda ?” è possibile decidere il numero di minuti di un appuntamento medio.

Il valore può essere modificato in qualsiasi momento.

Come si può far risultare “bloccato” un orario in agenda?

(es. quando l’agente è occupato per una riunione aziendale)

Si va in Call Center / Blocco di Giorni – Orari; si seleziona l’agente ed il giorno ‘occupato’, specificando gli orari.

Nota sugli orari: scrivere ad esempio “11”, blocca TUTTI gli orari che iniziano per “11” (quindi dalle 11.00 alle 11.59)

Come faccio ad inserire un nuovo agente?

Per prima cosa si aggiunge il nominativo in Anagrafica / Soggetti.

Se questo agente avrà l’accesso a GAT, bisogna codificarlo anche in Gestione Utenti dalla postazione Amministratore.

Per finire, in ‘agenda degli agenti’ bisogna specificare i giorni e gli orari in cui potranno essere presi degli appuntamenti.

E’ possibile decidere gli orari di appuntamento degli agenti ?

SI. Mediante la gestione “Agenda degli agenti” è possibile impostare gli orari giorno per giorno.

Non riesco a prendere nessun  appuntamento per gli agenti.

Controllare in Call Center / agenda degli agenti:

- Se ci sono degli orari bloccati

- Se l’agente è codificato

Come faccio a  cambiare l’agente su un appuntamento già fissato?

Si apre l’agenda, ci si posiziona sull’appuntamento desiderato, si clicca con tasto destro del mouse, e si sceglie ‘modifica appuntamenti’.

E’ possibile modificare data, orario o agente.

Che differenza c’è tra bloccare un appuntamento con ‘agenda degli agenti’ e ‘blocco di giorni ed orari’?

Con “Agenda degli Agenti” viene bloccato un appuntamento che ricorre nel tempo sempre nello stesso giorno (es.: l’agente Rossi, per motivi personali, non può prendere appuntamenti il mercoledì dalle 15 alle 16). Visto che questo è un evento ricorrente e ripetuto, si ‘bloccano’ quegli orari per un tempo indeterminato.

Con ‘Blocco giorni ed orari’ viene bloccato un solo giorno / orario in particolare, ad esempio per una riunione aziendale. Questo blocco si usa per impegni che ricorrono una sola volta.

Per quanto riguarda lo stato di “avanzamento agenti”, è possibile estrarre un report cosi facendo:

Gestione e calcolo delle Provvigioni ^top^

Come si eseguono i riepiloghi provvigionali?

In Provvigioni, esistono delle maschere di lancio dei calcoli provvigionali, e precisamente: 

Una volta impostate le tabelle per i calcoli provvigionali, come faccio a duplicarle per tutti gli agenti / telemarketer? 

GAT consente di compilare una scheda provvigioni. Una volta che si è sicuri che questa è stata compilata correttamente, è sufficiente cliccare sulla funzionalità di ‘duplicazione scheda’ per ogni operatore od agente.

E’ importante ricordare che la “Scheda provvigioni” può essere inserita anche successivamente all’inizio dell’attività.

A cosa serve impostare la data di validità per queste schede?

Le schede devono essere inserite per ogni soggetto e prodotto/servizio.

Hanno un periodo di validità e delle opzioni di calcolo:

- a valore
- a percentuale
- entrambe
- per scaglioni progressivi o retroattivi
 

E’ possibile definire dei canvas fino a 5 livelli.
Per la validità: dipende dalla campagna in corso.

Perché la provvigione può essere calcolata sia a scaglioni che con un “tetto massimo”. Non è possibile lasciare il campo vuoto, va sempre valorizzato: quale valore impostare dipende da come l’agenzia pagherà i suoi collaboratori, se tiene conto dei pezzi venduti o meno.

Esempio: se l’agenzia tiene conto dei “pezzi venduti”, può impostare un ragionamento del tipo: se l’agente o il TLK vende 10 pezzi del prodotto X, prenderà 5 € a pezzo; quando venderà dall’undicesimo pezzo in poi prenderà invece 7 €.

Se l’agenzia decide invece di pagare il collaboratore indipendentemente dal venduto, imposterà un limite massimo di pezzi molto alto (quindi difficilmente raggiungibile, esempio 9999), il calcolo “a scaglioni” non verrà applicato, ma ogni pezzo venduto fino al 9999esimo sarà sempre calcolato a 5 €.

Se l’agenzia decide di porre un limite invece alle provvigioni il “tetto massimo” verrà utilizzato come PLAFOND. Esempio se indico 10 e ne vende 11, l’undicesimo NON verrà pagato.

Quando si cerca l'estratto provvigionale di agenzia, avrei bisogno di avere un resoconto "diviso per gestore" (es. i tutto il venduto, in prodotti e fatturato totale, per il gestore XX) e non come succede oggi dove vengono visualizzati tutti i prodotti venduti in quel periodo indipendentemente dal gestore al quale appartengono.

E' possibile farlo? Se si, come?

La cosa più semplice da fare è gestire i nominativi tramite i Portafogli (da GAT, in Tabelle / Portafogli).

 Si possono ad esempio impostare i portafogli “Telecom”, “Tim”, “Negozio” ecc. cosi da far rientrare tutti i nominativi dell’anagrafica in uno di questi Portafogli.

L’estratto provvigionale di agenzia potrà essere cosi calcolato facilmente in base al portafoglio di appartenenza: da GAT basta entrare in Provvigioni / Riepilogo Sintetico Generale, e scegliere di riepilogare per Agenzia e per Portafoglio.

Questa maschera contiene tutti i campi di ricerca legati alla parte provvigionale, mentre la maschera che si apre da “Riepilogo Provvigionale Agenzia” è limitata solo ad alcuni (ad esempio “prodotto” o “stato” indipendentemente dal “gestore”).

Altro elemento fondamentale è che GAT è MULTI AGENZIA. Il cambio del GESTORE significa appunto un’altra agenzia. Così facendo avrò dei riepiloghi provvigionali PER AGENZIA, completamente distinti.

Modulo Magazzino / Documenti ^top^

Dove si trova la sezione relativa all’anagrafica prodotti / servizi?

Nel menu “Anagrafiche / Anagrafica prodotti e servizi”.

Mediante questa funzione è possibile inserire tutti i prodotti e servizi che l’agenzia dovrà gestire nel magazzino come movimentazione (opzione Movimentabile) ovvero segnalazione/chiusura in linea del Call Center (opzione “Visibile al Call Center”).

Cosa viene gestito nell’anagrafica prodotti / servizi?

Tutti i prodotti e servizi che l’agenzia installa, vende e rivende.

E’ possibile anche definire degli obiettivi, dei criteri per portafoglio e se il prodotto deve essere movimentabile o meno a magazzino.

Ad ogni prodotto può essere associato anche un codice a barre per agevolare le movimentazioni e due tipologie di raggruppamento per successive aggregazioni e/o ricerche.

Se un prodotto è obsoleto o non più vendibile, come ci si comporta?

No. E’ possibile disabilitare un prodotto / servizio non più vendibile.

Si apre la scheda anagrafica relativa al prodotto in questione e si seleziona l’opzione “Obsoleto”.

Dove si trova la sezione relativa al magazzino?

Nel menu “Magazzino”, disponibile se è stato attivato il relativo modulo.

A cosa serve la gestione movimenti di magazzino?

Ad effettuare il Carico, scarico, resi, trasferimenti tra magazzini di prodotti movimentabili. Le movimentazioni sono guidate dalla causale di magazzino. Il modulo di Magazzino deve essere attivato.

Quali sono i principali obiettivi della gestione magazzino?

Mantenere in linea tutti i movimenti ed effettua il calcolo giacenze e disponibilità in tempo reale.

Nessun saldo viene memorizzato all’interno del sistema, agevolando così la modifica di qualsiasi movimento in ogni situazione, salvo la chiusura di magazzino.

Può gestire infiniti movimenti.

· Gestione anagrafica prodotti movimentabili

· Gestione movimenti standard; carico e scarico DDT e materiale; impegno prodotti a magazzino; generazione commesse da inviare a ditta installatrice.

· Visualizza la situazione di magazzino dettagliata e sintetica

Quali documenti relativi al magazzino è possibile stampare direttamente da GAT?

GAT consente di emettere i seguenti documenti:

- commessa per ditte installatrici esterne con elenco commesse aperte/chiuse con esposizione del dettaglio e dei relativi valori: per agente, per periodo, con indicazione degli  articoli; DDT e fattura per il cliente finale.

Non è possibile invece emettere la fattura riepilogativa a seguito di molte DDT emesse.

Quali sono i principali parametri per avviare anche una minima gestione di magazzino?

· Creazione di un Magazzino ‘00’ – Deposito sede

· Creazione dell’Unità di misura di default (esempio: ‘NR’)

· Creazione di una Condizione di Pagamento ‘01’ – (esempio “Rimessa diretta”)

· Valorizzazione di tutti i movimenti pregressi come movimenti riferiti al magazzino ‘00’

· Creazione della Causali di base (es. ‘01’ – Carico Merce e ‘02’ – Scarico Merce)

· Creazione del Codice IVA ‘20’ (Iva 20%)

· Creare i fornitori

· Rendere movimentabili gli articoli da utilizzare

Cosa trovo in una commessa ?

La commesse viene gestita all’interno della stessa maschera del contratto premendo “Altri doc.”.

Nella stampa della commessa viene riportato l’elenco completo delle righe del contratto che abbiano l’opzione di stampa in commessa. Ogni prodotto/servizio inoltre può avere il valore predefinito per questa opzione, la descrizione specifica da inserire nelle commesse ed un eventuale costo che la ditta installatrice esterna dovrà fatturare. Esistono anche dei parametri per decidere se stampare o non stampare l’intestazione su ogni singolo documento. Lo stato dei contratti che contengono prodotti/servizi da installare mediante una commessa esterna dovrebbe essere posizionato su “DA INSTALLARE”.

Lo stato avrà l’opzione IMPEGNA MERCE, così da impegnare la merce necessaria per una commessa.

E’ possibile stampare l’elenco dei contratti ancora da installare ?

SI, sempre mediante la funzione di “Ricerca e Stampa Segnalazioni / Contratti” è possibile stampare l’elenco delle commesse (ed anche dei DTT e Fatture) che sono in un determinato stato, ad esempio “da installare”. In questo particolare elenco viene visualizzato anche il dettaglio dei prodotti.

Cos è la vendita al banco?

La vendita al banco ha l’obiettivo di inserire i movimenti di vendita effettuati in negozio dagli Addetti alle Vendite, mediante una maschera di semplice e rapido utilizzo.

Questi movimenti vengono inseriti prima in modalità provvisoria e successivamente devono essere confermati. Una volta confermati vengono trasformati in Segnalazioni / Contratti e quindi scaricano la merce e determinano il calcolo provvigionale.

Quali dati vengono richiesti nella maschera di vendita al banco?

Data di vendita, commesso, articolo venduto, cliente, unità di misura, codice iva, prezzo di vendita, nr di unità vendute, codice di pagamento ed importantissimo ‘conferma di vendite al banco’

Cosa comporta effettuare la “chiusura di magazzino” ?

Consente di bloccare le movimentazioni fino alla data di chiusura.

Tutto il sistema effettuerà automaticamente il ricalcolo della situazione precedente (fino alla data di chiusura) e della situazione attuale (successiva alla data di chiusura). Si suggerisce di effettuare la chiusura di magazzino di anno in anno, al fine di generare automaticamente l'inventario.

Analisi file di Log del sistema ^top^

Inizio processo assegnazione ad operatori . . . . . . 02/12/2003 11.58.27
---------------------------------------------------
Ci sono 835 nominativi da assegnare

Ci sono 84 assegnazioni per l'operatore: 46 con carico 100 ….

---------FINE ELABORAZIONE ASSEGNAZIONE --- 02/12/2003 11.58.37

Tabella Clienti: non trovato - Errore > -2147217873 = INSERT statement conflicted with COLUMN FOREIGN KEY constraint 'FKCARATTERISTICHE_CLIENTICLIENTI'. The conflict occurred in database 'GAT-DATI', table 'CLIENTI', column 'IDCliente'. Tabella Elenchi: nominativo equivalente non caricato

(Posizione 1)

oppure:

Tabella Clienti: non trovato - Errore > -2147217887 = Impossibile aggiungere o modificare il record. Nella tabella "CLIENTI" è necessario un record correlato. Tabella Elenchi: nominativo equivalente non caricato (Posizione 1)

GAT non ha potuto inserire una caratteristica o modificare un record in quanto il Cliente alla “posizione1” (quindi riga 2 del file XLS) non si trova in anagrafica.

Aggiungere la colonna Idportafoglio e riprovare.

Risultati finali dell’importazione:

GAT ha processato 690 nominativi, ma:

-         17 non si trovano in anagrafica, sono quindi dei nominativi nuovi, ma non sono stati importati in quanto manca qualcuno dei dati fondamentali (PIVA, CF, TEL1 o Idportafoglio). Quindi ogni “azione” sui quei nomi risulta impossibile.

-         Non ci sono clienti nuovi (infatti dà 0, significa che nella lista XLS erano presenti nominativi già in anagrafica che presumibilmente sono stati aggiornati)

Totale importati in elenco 0: significa che non ha importato nominativi ‘nuovi’ perché appunto mancanti di uno dei dati fondamentali (PIVA; CF; TEL1 o IDportafoglio)