L’origine del termine deriva da Pietro e Trudy John-Son-Lenz. Questi studiosi hanno coniato il termine "groupware" nel 1978 e l’hanno definito come un sistema completo "di processi intenzionali di gruppo con il supporto del software".

Il Groupware è una parola che racchiude in sè le tecnologie che supportano la collaborazione tipo persona-persona. Groupware può essere qualche cosa che va dall'E-mail ai Sistemi di Riunione Elettronica (EMS - Electronic Meeting System) al workflow. E' importante fare attenzione al fatto che groupware è un termine relativamente nuovo, descrive un mercato nuovo ed una collezione nuova di tecnologie. Groupware fornisce gli strumenti atti a risolvere problemi d’affari "collaboration oriented" e questo elaborato vuole fornire ai lettori l’insieme di informazioni basilari riguardo alle tecnologie del groupware e le tipiche strategie.

Concetti fondamentali

Il concetto primario che sta alla base è costituito dall’esplicito orientamento verso la collaborazione assistita da strumenti informatici. Questo fenomeno è alimentato dalla congiuntura di due aspetti fondamentali:

• quello tecnologico con l’incremento e la grande diffusione delle reti (una crescita delle reti esplosiva negli ultimi otto anni e che continuerà probabilmente per i prossimi)
• e quello economico culturale, derivato dall’aumento della competizione globale e dalla recessione che ha colpito tutto il mondo.

Inoltre, molte società si sforzano di divenire più efficienti per prendere vantaggio da queste tecnologie nuove e trovano che la vecchia organizzazione gerarchica non è più adeguata. Molte società si "reinventano" o si reingegnerizzano usando gli strumenti groupware.

Il groupware non è solo una tecnologia. Groupware è una tecnologia del collaborare. Ciò significa che ha un impatto sul modo di comunicare tra le persone. Avere un impatto sulle comunicazioni ha come conseguenza un impatto sul modo di lavorare della gente ed eventualmente sulla struttura dell’organizzazione. Quello che si sta cercando di dire è che il groupware sono le persone ! Groupware è uno strumento che la gente usa. La difficoltà che la maggior parte delle organizzazioni incontrano con il groupware non è costituita dalla tecnologia, perché ci sono molte alternative tecniche disponibili, ma dalla relazione tra tecnologia e la gente all’interno dell’organizzazione che deve usare il groupware.

Cambiare la direzione significa adottare un gruppo di tecniche e tecnologie che si sono evolute all’esterno del campo di sviluppo organizzativo e direzionale dell’azienda. Cambiare la direzione verso il groupware è quindi piuttosto critico, perché occorre amalgamare le nuove tecniche e tecnologie con le abitudini organizzative e culturali preesistenti.

Pianificare un cambio drastico migliora le possibilità di successo (BPR). In aggiunta, le organizzazioni tendono a resistere al cambiamento in proporzione alle loro dimensioni. Più grande è l'organizzazione, più grande sarà la resistenza (in modo esponenziale). Così come, più grande è il cambiamento da apportare, più grande sarà la resistenza.

Questa resistenza al cambiamento non è tipica del groupware. Come già discusso in precedenza, la paura di cambiare si trova anche nell’introduzione di una nuova tecnologia produttiva o di un nuovo processo. Ma la caratteristica del groupware è che queste tecnologie hanno un tale impatto sul modo di lavorare e comunicare delle persone che ingigantisce il cambiamento e può dare origine a opinioni estremamente forti, sia favorevoli che contrarie.

Ancora oggi, molte società prosperano in questo ambiente dinamico soggetto a pressioni diverse e al continuo cambiamento di tecnologie.

• Come fanno a resistere ?
• Come fanno a restare competitive ?
• Come fanno a mantenersi focalizzate sulla soddisfazione del cliente, a mantenere alta la qualità e a diminuire i tempi di vendita mentre riducono i costi ?
• Quali tecnologie stanno per essere introdotte per forgiare l'organizzazione al fine di raggiungere queste mete ?

Definizione

Groupware non è una panacea, piuttosto una frase o una parola per un gruppo di tecnologie che si interpongono tra la collaborazione interpersonale e il computer. Dato che il groupware è un termine nuovo per diverse tecnologie, non ha realmente una definizione specifica, ognuno può dire la sua. Ci sono tante definizioni per groupware come ci sono molte persone che cercano di dare una definizione.

Proponiamo qui di seguito tre definizioni popolari per groupware:

1. "processi di gruppo Intenzionali più software per sostenerli." da Pietro e Trudy John-Son-Lenz, anno 1978.
2. "Un sistema di coevoluzione tra l’uomo e la macchina." da Doug Englebart, anno 1988.
3. "Collaborazione mediata dal computer che aumenta la produttività o le funzionalità dei processi persona-persona." da David Coleman, 1992.

Piuttosto che soffermarci a stabilire quale sia la migliore definizione di groupware, la domanda più adatta che possiamo porci è,

"E’ veramente importante questa definizione ?"

Il concetto del groupware intende una collaborazione e una produttività interpersonale per automatizzare molti compiti e migliorare l’efficienza del gruppo di lavoro. Se un prodotto va bene nella categoria di E-mail o workflow, o se non è chiamato groupware, non ha importanza nell’attuale ambiente competitivo. Qualunque sia la definizione quello che importa è che la tecnologia del groupware permette di trovare una soluzione a un problema specifico: la comunicazione !

Il mercato del Groupware

Il groupware non è un’idea nuova. Molte delle tecnologe che compongono il groupware sono state presenti per 20 anni.

"Perchè allora il groupware è divenuto così importante proprio ora ?"

Perché il groupware deriva dalla convergenza di un gran numero di andamenti tecnici, economici, sociali ed organizzativi che si sono combinati per dare origine al groupware nelle menti di managers nell’ambiente degli affari. Il groupware non mai ha preso il via nel ’70 o nel ’80 perché non c’era l’infrastruttura della rete sufficiente. Ora l’infrastruttura è presente e le aziende usano il groupware per ristrutturare se stesse al fine di avere una competizione globale.

"Il groupware è temporaneo degli anni ’90 o costituisce un mercato durevole per queste tecnologie?"

Molti analisti dell’industria che seguono le tecnologie collaborative credono che il groupware è un mercato legittimo e che sarà duraturo. Comunque, chiamare "groupware" un mercato è fuorviante. Più accuratamente, groupware è una raccolta di tecnologie che possono essere applicate ad uno specifico problema. Uno dei problemi con "il mercato del groupware" è che nessuno sa cosa è. Se non c'è una comune definizione per il termine "groupware" come può questo mercato essere misurato e seguito ?

Ciononostante, molte ditte di ricerca esaminano il mercato per tenere traccia delle vendite delle tecnologie che comunemente compongono il groupware (come workflow, E-mail, conferenze elettroniche, ecc.).

In un recente rapporto sul groupware, Bob Flanagan precedentemente analista alla Workgroup Tecnologe, Inc. ed ora analista al Gruppo Yankee, ha valutato il mercato per il software del groupware intorno a 1,7 miliardi di dollari nel 1993. Egli predice una crescita rapida e valuta che dal 1998 le vendite del groupware saranno 5,5 miliardi di dollari a livello mondiale!

Questo conferma le cifre riportate dalla ricerca di mercato britannica Ovum, Ltd. Nel loro rapporto "Groupware: Strategie di Mercato", Ovum afferma che il mercato del groupware cresce a un passo del 15% per anno. Anche in questo rapporto si è valutato che il groupware totale sarà di 5,5 miliardi di dollari nel 1998. E più importante è il fatto che, il 60% dei 5,5 miliardi proverranno da addestramento e da realizzazione di servizi piuttosto che da vendite del software. Questa crescita è dovuta ai benefici derivanti dalla diffusione dei prodotti di collaborazione e comunicazione, ambedue supportati dal groupware.

I segmenti con il tasso di crescita maggiore nel mercato del groupware sono E-mail e workflow. Ovum afferma che nel 1993 un terzo del mercato del groupware era costituito da prodotti di workflow management, con più di 130 venditori. Ciò è valido ancora nel 1996. Essi inoltre credono che i sistemi dell'E-mail e stand-alone, che oggi comprendono il 19% del mercato del groupware saranno solo il 10% del mercato già nel 1998. Questo significa che le funzionalità dell’E-mail saranno integrate in altre tecnologie come workflow, calendaring/scheduling, o group decision support systems.

La Reingegnerizzazione organizzativa alimenta il mercato del groupware per due ragioni:

1. perché le tecnologie del groupware forniscono molti degli strumenti necessari per lo sviluppo delle strategie della re-ingegnerizzazione
2. perché il groupware è lo strumento primario usato per implementare la reingegnerizzazione dei processi aziendali

Qualcuno dice che la re-ingegnerizzazione è una parola degli ultimi anni, ma Ray Manganelli e Mark Klein, autori de "Il Manuale del Re-engineering " (Amacom Pigia) negano tale affermazione. L’osservazione di alcuni dirigenti d’azienda hanno permesso di evidenziare che per raggiungere le mete strategiche sono necessarie le tecniche votate in opportune riunioni suddivise come in Tab.1.

I perché del GroupWare

Se, come gli analisti dell’industria affermano, ci sarà un mercato da un multi-miliardo di dollari in pochi anni:

• chi saranno i clienti ?
• perché società di tutto il mondo sono così interessate nel groupware ?
• quale è il fattore guida di crescita del mercato del groupware?

Le risposte sono fornite in parte dalle società che già hanno investito in groupware.

Il groupware usa la tecnologia per fornire soluzioni ai processi aziendali. Guardando più da vicino, vediamo sette principali forze che danno la spinta iniziale verso il groupware:

1. una infrastruttura di rete capace di sostenere il groupware è ora disponibile
2. il favorevole rapporto prezzo/prestazioni di hardware e software del groupware ha fatto sì che sia disponibile a una più vasta parte della popolazione
3. la recessione mondiale e il ridimensionamento sta forzando l’incremento di produttività dei colletti bianchi
4. ben noti venditori come Microsoft, WordPerfect, Lotus, IBM e Digital Equipment Corporation (DEC) promuovono prodotti del groupware con la consapevolezza di aumentare il proprio mercato
5. l’incremento della complessità che impone un cambio delle organizzazioni per renderle più flessibili, spesso richiede il groupware per questa trasformazione
6. la crescita della complessità progettuale e gestionale degli attuali prodotti e nelle attuali procedure aziendali necessitano di team ad hoc supportati dal groupware
7. gli articoli della stampa specializzata sono aumentati per la maggiore consapevolezza dell’importanza del groupware e hanno risvegliato la curiosità dei leaders aziendali

L’elenco evidenziato nella Tabella 2 evidenzia quali siano le motivazioni primarie per l’introduzione del groupware.

Dall’osservazione del mercato del groupware, vediamo che le leggi della fisica possono essere applicate anche a mercati e tecnologie. Il mercato del groupware è guidato da tre forze:

• una forza iniziale per superare l’inerzia
• seguita da un momento
• e finalmente da una reazione che è uguale e contraria alla forza iniziale

Ovviamente ci sono anche forze uguali e opposte che inibiscono la crescita del groupware:

• un basso livello di educazione nella comunità aziendale riguardo al groupware
• confusione nel mercato come nella natura del groupware. Molte delle conflittuali informazioni distribuite dai venditori del groupware hanno aumentato questa confusione
• la recessione sta facendo decrescere i budgets, e molte ditte percepiscono che non possono permettersi l’investimento nel groupware
• i canali di distribuzione per il groupware sono nuovi e non pienamente implementati
• i negozi rivenditori sono preoccupati di diventare dipendenti di un venditore di groupware
• le organizzazioni resistono al cambiamento
• ci sono pochi standard nel mercato del groupware per ottenere una crescita rapida

Il tempo e la diffusione degli strumenti stanno risolvendo in parte alcuni di questi problemi. Per esempio gli standard tecnologici sono stati oggetto di un’evoluzione frenetica nel corso degli ultimi anni. La crescita esponenziale delle tecnologie Internet ha definitivamente catalizzato la miriade di standard e protocolli esistenti. In seguito analizzeremo più in dettaglio l’impatto delle tecnologie Internet sull’architettura groupware.

Un altro elemento sicuramente interessante è emerso durante una conferenza mondiale di groupware. Parlando del successo e/o fallimento del groupware ci si è resi conto che i problemi più grandi con il groupware non erano tecnologici. Invece, i problemi erano la mancanza del supporto del top managment o la mancanza di una buona definizione dei problemi del business. Gli utenti ritrovati ancora alla conferenza mondiale del Groupware dell’anno successivo sono giunti sostenzialmente agli stessi risultati.

Tendenze del Groupware

Come il mercato del groupware emerge, così fanno anche le classificazioni degli schemi per il groupware. Precedentemente in questo capitolo, abbiamo guardato tre differenti schemi di classificazione per i prodotti del groupware. Le correnti categorie di prodotti del groupware stanno attraversando un ciclo di espansione così che molti prodotti nuovi diverranno disponibili nel prossimo anno. Comunque, è necessario anche un consolidamento. Piccole, innovative compagnie con la loro tecnologia sono sempre più controllate da ditte più grandi ad una velocità sempre crescente. Comunque, come la maggior parte dei sistemi naturali ed economici, l’espansione di oggi darà origine ad una contrazione domani. Alla Collaborative Strategies (Una azienda di consulenza di San Francisco), si crede che le offerte del prodotto nella categoria del groupware aumenteranno, ma il numero di categorie di prodotti decrescerà quando gli utenti diverranno più sofisticati, quando gli standard si svilupperanno e quando il mercato maturerà. Nel 1997 sono emersi con maggiore chiarezza i cinque gruppi principali di prodotti groupware, come evidenziato nella Tabella 3 - Prodotti groupware.

E-mail e sistemi di messaggistica

Gestione documenti in gruppo

Prodotti per teleconferenze multimediali

Gestione Workflow

Utility per il Workgroup e tool di sviluppo

Tabella 3 - Prodotti groupware

Nel frattempo le aziende tecnologicamente piu avanzate continueranno ad offrire servizi generali per la soluzione di problemi di collaborazione assistita dal computer, in attesa che sorgano aziende maggiormente specializzate nei singoli settori evidenziati nella Tabella 3 - Prodotti groupware, sull’onda del crescente fatturato previsto per questo settore.

 

L’elenco seguente tenta di catalogare in 20 regole le azioni da compiere per assicurare il successo nell’introduzione del groupware all’interno delle organizzazioni.

1. Trovare un campione del groupware. Il più alto nella gerarchia, il migliore. Colui che ha il controllo nella sala dei bottoni. Per ottenere il coinvolgimento del top managment e vedere i benefici, occorrerà un forte supporto !
2. Groupware cambia la cultura sociale. Occorrono piani per consentire di farlo. Pianificare adeguati percorsi formativi.
3. Iniziare da un progetto pilota piuttosto che tentare di applicare il groupware all’intera azienda.
4. Prendere in considerazione un progetto limitato con un gruppo d’appoggio specializzato in tecnologia ed innovazione.
5. Prendere un progetto con un buon impatto finanziario.
6. La maggior parte del costo del progetto sarà costituita dall’addestramento e dalla manutenzione e non dall’acquisto del software iniziale.
7. Misurare i fattori della produttività prima e dopo che il progetto è cominciato. Questo è un buon modo per giustificare i costi del groupware.
8. Prendere il software del groupware basandosi su uno specifico problema di business che necessita di essere risolto e che non è stato risolto con successo usando i metodi tradizionali. In pratica occorre evitare l’adozione incondizionata del groupware prima che sia stato individuato un problema.
9. Essere sicuri di avere un adeguato piano di supporto, di sostegno, di addestramento, e di manutenzione per il progetto.
10. Non aspettarsi che un singolo prodotto del groupware possa fare tutto.
11. Non aspettarsi che i venditori del software offrano tutti i servizi di cui si ha bisogno per il groupware. Può essere necessario usare personale interno o consulenti che assicurino il successo del progetto.
12. Il groupware non ha effetto immediato. Come parte di uno sforzo di re-ingegnerizzazione, può richiedere 2/3 anni prima di vedere i risultati.
13. Ascoltare le persone coinvolte nel progetto pilota. Sono esperti su quello che è necessario fare e spesso possono suggerire vie per migliorare il processo.
14. Non aver paura di fare cambiamenti. Un progetto pilota è un esperimento e come tale deve essere utilizzato per apprendere e migliorare.
15. Essere sicuro che il software scelto sia compatibile con i sistemi esistenti.
16. Non cambiare il personale interessato al progetto. Essere preparati ad una certa resistenza.
17. Le persone richiedono tempo per cambiare. Le organizzazioni ne richiedono ancora di più.
18. Bisogna incoraggiare il cambiamento della cultura sociale e sconfiggere la forza dell’abitudine. Si applaudiscano quelli che riescono a cambiare.
19. Essere accurato nel pianificare il percorso. Tuttavia è utile tenere presente che non esiste un metodo certo e valido in tutte le organizzazioni per introdurre il groupware.
20. Groupware può essere molto politico. Essere sicuri che sia una grande vittoria.

Le sfide del Groupware

Le due maggiori sfide al groupware sono tecnologiche ed organizzative. Delle due quella organizzativa è sicuramente quella più difficile, infatti quella tecnologica puo’ essere vinta facilmente utilizzando i moderni prodotti software e hardware. Comunque, se la tecnologia risolve il problema, lavora bene e fornisce efficienza, ma la cultura sociale non la supporta, la realizzazione del groupware non può avere successo. Se la cultura la sostiene, ma non c'è nessuna giustificazione economica per una soluzione del groupware, tutto fallirà. Infine, se la tecnologia, la cultura e l’economia si combinano per sostenere il groupware, il successo di un progetto può essere distrutto dalle politiche aziendali ed istituzionali.

Ogni componente della Figura 6 è essenziale per il successo del progetto. E’ importante tenere in considerazione tutti questi fattori in ogni realizzazione di groupware.

Come funziona

 

Groupware è software e hardware per ambienti interattivi condivisi.

Il termine "ambiente" include software e hardware che apre il contesto per l’interazione. Hardware può includere specialmente spazi architettonici che sono considerati integralmente per una corretta utilizzazione di una data applicazione software . Un’applicazione del groupware può richiedere uno specifico ambiente organizzativo per funzionare come ci si aspetti. Applicazioni più potenti possono essere adattate, o superare le limitazioni , nei loro ambienti.

Il termine "interattivo" è usato per indicare che le costrizioni di tempo sono controllate e gestite dal sistema. Molte applicazioni del groupware sembrano supportare l’interazione in tempo reale. Altre stabiliscono soltanto un termine massimo che può essere stimato in qualche settimana. In un caso o nell’altro le limitazioni tecniche sul tempo di interazione sono (o appaiono) trascurabili in termini di obiettivo dell’applicazione. Sistemi che escludono completamente ogni riferimento al tempo reale non sono applicazioni del groupware.

Il termine "condiviso" indica che due o più partecipanti interagiscono l’un con l’altro in una tale maniera che ciascuna persona influenza ed è influenzata dall’altra. Nessuno limite superiore nel numero di partecipanti viene indicato, perché gruppi intermediari, possono mantenere la consapevolezza di unità con un numero molto grande di persone (la consapevolezza di un unità è uno dei possibili modi attraverso cui il "group" è definito). Un obiettivo di alcune applicazioni del groupware è aumentare il numero di persone che può interagire come gruppo.

Alcune definizioni di groupware includono la nozione di un obiettivo comune. Mentre tutti i sistemi richiedono qualche accordo fra i partecipanti , le interazioni tipiche dei sistemi di groupware possono essere in predominanza conflittuali. Per questo motivo la gestione del conflitto è spesso una caratteristica cruciale di un sistema groupware. Un esempio e’ costituito dai sistemi che raccolgono delle impressioni su certi argomenti.

 

Le principali funzioni dei prodotti groupware

In Figura 7 - Sistema globale per le comunicazioni è possibile visualizzare rapidamente quali siano le applicazioni che ruotano attorno ad una moderna infrastruttura per le comunicazioni.

Attraverso una analisi condotta congiuntamente dalla SDA Bocconi e da Lotus Development si è cercato di stilare una classifica dei fattori che maggiormente influenzano nel processo di scelta di uno strumento di groupware, evidenziando allo stesso tempo le funzionalità che gli utenti richiedono con maggiore frequenza.

Nel grafico di Figura 8 il valore sull’asse delle ascisse indica il grado di importanza in una scala da 1 a 100. Guardando la tabella è possibile constatare che i fattori prevalenti nella scelta di un prodotto di groupware sono legati a fattori funzionali, comprendenti le varie funzionalità che un prodotto ha o dovrebbe avere per supportare le attività di comunicazione e condivisione o i processi aziendali. I fattori di secondaria importanza sono legati al servizio del fornitore ed alle sue competenze tecniche. Al terzo posto vengono valutati i fattori tecnici, relativi alle capacità del prodotto di integrarsi con architetture tecnologiche diverse (e preesistenti), dal punto di vista dell’installazione, della gestione, della manutenzione e dello sviluppo applicativo. In ultima analisi vengono considerati anche i fattori economici, relativi al costo ed alle condizioni di pagamento del prodotto.

Valutata questa realtà i fornitori di prodotti groupware hanno modificato la propria strategia al fine di realizzare applicazioni che contemplassero tutte le esigenze funzionali attese dai clienti, rendendo le soluzioni software aperte e semplici da installare e gestire. Ad oggi le funzioni che si possono trovare con maggiore frequenza all’interno dei prodotti di groupware sono evidenziate nei paragrafi successivi.

Inviare e ricevere informazioni

All’interno delle applicazioni software di groupware è possibile trovare dei client di posta elettronica che svolgono molteplici funzioni.

Basandosi sulla metafora della casseta postale i client forniscono l’accesso a tutti i tipi di informazioni indipendentemente dalla loro origine (scheduling, posta elettronica, documenti, ecc.). Gli oggetti contenuti nelle cassette di posta elettronica possono essere salvati, copiati, modificati e rinviati sul sistema groupware.

Organizzare le informazioni

Il computer è sempre stato molto efficiente nell’organizzare le informazioni. Basandosi su questo semplice principio, tutte le applicazioni groupware forniscono funzionalità rivolte alla ricerca ed organizzazione delle proprie informazioni. Le funzionalità di ricerca consentono agli utenti di effettuare ricerche sulla posta e sugli oggetti memorizzati sull’intero sistema di groupware.

Alcuni prodotti mettono a disposizione delle interessanti funzioni che consentono la definizione di regole. Queste regole vengono poi applicate sulla propria cassetta postale fornendo a quest’ultima un minimo grado di intelligenza, ma un grande aiuto per la realizzazione delle prime strutture di workflow. Stabilendo queste regole è possibile filtrare la posta in arrivo ed eseguire un’ampia varietà di operazioni, come spostare la posta in cassette personali al fine di organizzarle in una struttura gerarchica automaticamente oppure inviarla ad un altro utente. Un esempio di regola è il seguente: "quando arriva della posta da Roma e contiene la parola rimborsi avvisami con un suono, invia una copia conforme al collega Mario ed archivia una copia nella cartella POSTADAROMA/RIMBORSI".

Condividere le informazioni

Una funzionalità molto ricercata dagli utenti all’interno di queste applicazioni è costituita dalla possibilità di condividere qualsiasi tipo di informazione (documenti, immagini, suono, video, applicazioni, ecc.) contemporaneamente con tutti gli utenti. Con questa funzione gli utenti sono in grado di reperire le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno, senza chiederle ad altri. Le applicazioni che meglio si adattano a questo concetto sono i bulletin board (bacheche elettroniche), le librerie di consultazione, i manuali delle procedure, ecc.

Pianificare incontri, attività e gestione delle risorse

Le funzionalità dei prodotti groupware comprendono anche le gestione dei calendari, dello scheduling di gruppo, la gestione dei contatti ed altri strumenti che consentono agli utenti di amministrare al meglio il loro tempo e le loro attività, di pianificare incontri con altre persone. Con le applicazioni di scheduling gli utenti sono in grado di prendere nota degli appuntamenti, fissando dei promemoria elettronici. E’ possibile poi visualizzare l’agenda con diversi orizzonti temporali: giornaliero, settimanale, mensile e annuale. Sempre con questo tipo di applicazioni è possibile gestire le proprie attività in basi ai progetti ed alle priorità da seguire. Infine una funzionalità molto richiesta è la possibilità di gestire con efficienza la richiesta di riunioni, notificando in automatico (con messaggi di posta elettronica) gli inviti e gestendo l’occupazione del tempo dei partecipanti alla riunione e delle risorse coinvolte, come un’aula e un videoproiettore.

Creare moduli personalizzati

I moduli personalizzati sono dei messaggi di posta elettronica semistrutturati, in cui vengono definiti dei campi con lo scopo di chiarire quali siano le informazioni che devono essere inviate ed a quali regole debbano essere rispettate. I moduli elettronici possono essere utilizzati al posto dei tradizionali moduli cartacei per automatizzare e semplificare i processi di business. Un modulo personalizzato fornisce una struttura per la distribuzione e la visualizzazione di informazioni specifiche, come un ordine d’acquisto o un avviso di conferenza.

Come in tutti i sistemi di condivisione informazioni, in cui molti utenti "navigano" attraverso dati, computer, documenti ed applicazioni, una delle principali preoccupazioni è connessa alla sicurezza delle informazioni. Molti dirigenti infatti si pongono il problema di limitare l’accesso alle informazioni proprio come il direttore della banca si preoccupa di proteggere il denaro depositato nei caveau. Nei casi più estremi è opportuno valutare addirittura l’adozione di stazioni di lavoro prive di unità floppy disk e completamente sigillate, al fine di impedire ai dipendenti la sottrazione di informazioni molto importanti, come l’intero archivio di marketing dei clienti.

La sicurezza nei sistemi di groupware adotta i seguenti dispositivi:

• autenticazione: assicura un accesso sicuro, richiedendo l’identificazione degli utenti inserendo un identificato di accesso unico ed una password prima di poter accedere al sistema;
• controllo degli accessi alle risorse: permette al proprietario di una determinata risorsa (quale l’elenco delle offerte ai clienti del Piemonte), di specificare chi può accedere e con quali diritti.
• crittografia: assicura la segretezza delle informazioni che vengono scambiate tra gli utenti, consentendo agli utenti di crittografare i dati;
• firma digitale: permette agli utenti di verificare la fonte delle informazioni che ricevono od inviano. Questa tecnica costituisce l’equivalente elettronico della firma sui documenti cartacei;
• auditing: offre la possibilità di individuare e di registrare eventi di rilievo relativi alla sicurezza o qualsiasi tentativo di creare, accedere o cancellare risorse di sistema;

Sviluppare applicazioni semistrutturate

Utilizzando gli strumenti di groupware gli utenti possono sviluppare applicazioni più o meno strutturate, che consentano cioè di controllare i processi di workflow cooperativo più o meno nel dettaglio, lasciando un livello di libertà nell’utilizzo dello strumento che va dalla semplice posta elettronica, applicazione completamente generica che lascia ampia autonomia agli utenti, all’applicazione che gestisce un sistema di help-desk, solitamente molto rigida nel definire i dati che devono essere scambiati ed il processo di approvazione che deve essere seguito.

Alcuni esempi di applicazione sono:

• applicazioni di discussione, come gruppi di lavoro tecnici, sessioni di brainstorming e bulletin board di supporto al cliente;
• applicazioni di consultazione, come manuali dei dipendenti, della qualità, di procedura, per la sicurezza, ecc.
• applicazioni di registrazione, come prenotazione di servizi, gestione agende condivise e organizzazione di incontri

Il computer a supporto del lavoro cooperativo (CSCW).

CSCW ha come concetto di base il fatto che molte delle attività lavorative di cui noi facciamo parte sono svolte collaborando. Esso si focalizza sul lavoro cooperativo (spesso espresso come un compito comune o un obiettivo).

Il termine "CSCW" è stato lanciato pubblicamente nel 1986 come il titolo di una conferenza congiuntamente sponsorizzata da Xerox-PARK e MCC. Come altri importanti termini legati al computer, come intelligenza artificiale, è stato coniato come un espressione che galvanizza, e più tardi ha avuto più significato grazie alla ricerca. Una serie di comuni interessi si sono formati attorno ai programmi di ricerca, alle conferenze identificate con tale termine, ai sistemi prototipali avanzati, agli studi sul loro uso, a teorie chiave e a dibattiti su tale argomento. CSCW è meglio definito come un’arena piuttosto che un "campo" dell’informatica dalla maggior parte degli attivi partecipanti. Gli argomenti di maggiore interesse che rientrano a pieno titolo sotto il nome di CSCW sono: lo studio dell’interazione computer-uomo, i sistemi informativi e gli studi sull’impatto sociale.

Sebbene la maggior parte dei ricercatori di CSCW partecipa alle comunità di ricerca multiple, il CSCW offre uno speciale incentivo: è un termine che apre una via per concepire nuove possibilità di supporto al lavoro tramite il computer.

CSCW denota almeno due generi di cose:

• prodotti specifici (i prodotti del groupware)
• ed un movimento di scienziati del computer che vogliono promuovere meglio il supporto del computer per la collaborazione tra le persone

Il groupware originario si è focalizzato su prodotti quali i moduli di posta elettronica e i sistemi di coordinamento di persone per la gestione degli elenchi delle riunioni resi più efficienti tramite l’accesso al calendario dei loro colleghi.

Ma il movimento del CSCW è rapidamente avanzato verso nuove visioni tecnologiche. Oggi, un gruppo di professionisti può usare sofisticati word processor, stazioni grafiche, fogli di calcolo elettronico ed altri programmi analitici, sistemi di sviluppo del software, per sviluppare software o complessi report su workstations nei loro uffici privati.

Comunque, se tengono una riunione per discutere il loro lavoro, il loro appoggio al supporto tecnologico è alquanto debole. Quando essi camminano in una tipica sala per seminari, lasciano i loro computer dietro a loro. Se due o più membri del gruppo desiderano discutere documenti o programmi, essi si devono incontrare faccia a faccia in uno dei loro uffici se vogliono usare i loro migliori computer tools. Oggi questi tools sono designati per il lavoro di una persona alla volta. I sistemi condivisi come posta elettronica o database, sono basati su un modello di un utente alla volta che accede a certe informazioni.

Alcuni scienziati del computer sentono che la velocità e la facilità dei teamwork sarebbe migliorata se i sistemi computerizzati potessero fornire piattaforme distribuite per le persone, le quali potrebbero così utilizzare i loro migliori tools indipendentemente dalla loro ubicazione. Queste applicazioni abiliterebbero le persone ad avere l’equivalente elettronico di una lavagna e un blocco per appunti condivisi, con tutte le capacità aggiunte dalla possibilità di memorizzazione, ricerca e manipolazione del computer, nei loro uffici privati e nella loro sala riunioni. Alcuni disegnatori di sistemi sono andati più lontano dopo aver notato che la comunicazione era limitata dal telefono e dal computer che ha una relativamente bassa larghezza di banda. Hanno migliorato i loro sistemi condivisi computerizzati con dei canali video interattivi a due vie così che i partecipanti possano vedersi l’un l’altro o vedere a vicenda i documenti sulle rispettive scrivanie. Altri ricercatori nell’ambito del CSCW si interessano dello sviluppo di software speciale in grado di gestire riunioni in maniera più efficace. Questi sistemi speciali aiutano l’alta dirigenza, organizzano le agende e provvedono al supporto computazionale per prendere decisioni strategiche.

I motti pubblicitari collegati a questo movimento sono: "cooperative work", "shared mind", "sistemi del collaborative work".

Molti fornitori di sistemi CSCW hanno prodotto prototipi ed alcuni sistemi commerciali. I prototipi sono serviti come piattaforme per esperimenti molto interessanti, sia tecnologici che comportamentali. Gli studi hanno dimostrato che il prodotto utilizzato pesantemente dagli utenti è costituito essenzialmente dalla posta elettronica. Sistemi di automazione del workflow aziendale incontrano invece ancora parecchi problemi di utilizzo.

Aspetti tecnici del funzionamento dei sistemi di groupware

In pratica i sistemi di groupware sono reti di computer che condividono, attraverso tecnologie standard, informazioni e risorse utilizzabili in mutua esclusione, quali stampanti, plotter, videoproittori, sala riunioni, ecc.

Le LAN (local area network) sono le reti locali che compongono l’infrastruttura basilare dei sistemi di groupware. Le tecnologie utilizzate per la realizzazione di queste reti dipendono dall’architettura di rete che viene scelta. L’architettura più diffusa è quella Ethernet, basata su standard largamente diffusi, affidabili ed economici.

Questa architettura prevede l’utilizzo di determinati standard per ciascun livello dell’architettura OSI (Open Systems Interconnect) visibile in Figura 9.

Il modello OSI suddivide in 7 livelli indipendenti la struttura dei protocolli di rete. Ogni strato fornisce delle funzioni di rete per il livello superiore utilizzando uno specifico protocollo, ossia una serie di specifiche standard per la comunicazione tra apparecchiature elettroniche. I principi che hanno condotto l’ISO (International Standard Organization) ha creare questo modello sono i seguenti:

• fornire la possibilità di stabilire delle connessioni utilizzando strumenti promossi da un qualsiasi produttore
• stabilire un insieme di linee guida per la produzione di apparecchiature di rete
• specificare l’insieme dei protocolli e interfaccie per ogni livello del modello

All’interno di questo modello vengono instaurate delle connessioni virtuali tra i livelli del nodo mittente e i livelli del nodo di destinazione. L’informazione che deve essere inviata dal computer A al computer B percorre in discesa i 7 livelli del modello OSI all’interno del computer A, successivamente procede lungo il cavo per arrivare al computer B dove percorrerà gli stessi livelli ma in ordine inverso. L’informazione viene suddivisa in pacchetti di uguale dimensione prima di essere inviata. Ogni livello aggiunge delle informazioni (intestazioni del protocollo del livello o header) che verranno utilizzate dallo stesso livello sul computer remoto. Il flusso dei dati appena descritto è evidenziato in Figura 11 ed in Figura 11. E’ importante notare la connessione virtuale che viene utilizzata tra i livelli. In pratica è come se il livello di presentazione (livello 6) comunicasse direttamente e in maniera trasparente con il suo collega presente nello speculare processo di ricezione, senza rendersi conto delle tecniche utilizzate dai livelli sottostanti per consegnare i dati al destinatario. Un esempio è dato dal fatto che tutti i livelli escluso il livello fisico (livello 1) ignorano il tipo di collegamento fisico (rame, fibra ottica, onde radio, ecc.) utilizzato e le relative problematiche elettriche ed elettroniche.

Vediamo una semplice descrizione delle funzioni di ciascun livello.

Livello fisico. Il livello più basso tra i 7 livelli del modello OSI è quello fisico, che definisce i protocolli utilizzati per l’accesso al cavo e le caratteristiche del cavo stesso. Controlla e gestisce le modalità di invio dei singoli bit sul cavo. Questo livello definisce le specifiche elettriche e meccaniche da utilizzare. In ambito ethernet i cavi più utilizzati sono il doppino ritorto (UTP) o il cavo coassiale (RG-58);

Livello collegamento dati. Fornisce un collegamento logico tra due computer sulla rete. Trasforma i bit in frame e si accerta che vengano consegnati correttamente fornendo una automatica correzione di errori sul frame. Controlla il flusso di trasmissione dei frame, dichiarando quando sono giunti a destinazione (frame-acknowledgment).

Livello rete. Controlla le operazioni all’interno di una rete di computer e fornisce la possibilità di collegare sottoreti a reti di maggiori dimensioni. E’ responsabile dell’instradamento dei messaggi e della traduzione dei nomi in indirizzi di rete. Raggruppa diversi frames in pacchetti.

Livello trasporto. Fornisce un collegamento affidabile garantendo il ripristino della connessione e la correzione degli errori. E’ questo livello che una volta ricevuto correttamento il messaggio risponde con un acknowledgment.

Livello sessione. Permette a due applicazioni in esecuzione su due diversi computer di aprire, utilizzare e chiudere le sessioni di comunicazione. Fornisce le funzioni di sicurezza, le conversioni dei nomi Netbios, la sincronizzazione dei task degli utenti aggiungendo dei checkpoint nei flussi di dati. Se la trasmissione fallisce soltanto i messaggi successivi all’ultimo checkpoint saranno ritrasmessi.

Livello presentazione. Determina il formato dei dati utilizzato per scambiare i dati tra i computer sulla rete. Questo livello prende i dati del livello applicazione e li trasforma in un formato utile e compatibile per la trasmissione al destinatario. Inoltre fornisce le funzioni per la crittografia dei dati.

Livello applicazione. E’ il livello sette del modello OSI. Fornisce i servizi che vengono utilizzati direttamente dagli utenti per eseguire operazioni sulla rete (per esempio il trasferimento di file con il comando FTP negli ambienti di rete TCP/IP tipici di Internet).

Problemi d’inserimento

Molti esperti ritenevano che le tecnologie di lavoro cooperativo dovessero rapidamente diffondersi nelle società. La cultura dei dirigenti e degli utilizzatori, i costi e le complessità delle soluzioni, invece, stanno agendo da freno.

In termini generali è innegabile che gli strumenti di groupware producono un impatto positivo nelle organizzazioni. Ad esempio, una segretaria riesce a guadagnare tre ora al giorno grazie al programma di agenda condivisa, così come alcune società registrano enormi risparmi sulle spese di viaggio semplicemente applicando regolarmente la videoconferenza. Inoltre determinate applicazioni consentono di realizzare in tempo reale attività che prima richiedevano interi giorni o settimane, migliorando sia l’aspetto economico che la qualità del servizio.

Possiamo quindi dichiarare con fermezza che, una volta provata la loro utilità, tali strumenti non vengono più abbandonati dagli utenti. Purtroppo la diffusione di questi strumenti non è ancora avvenuta, salvo la posta elettronica. Questo fenomeno è poco interessante perché la semplice e-mail è l’aspetto meno qualificante del lavoro di gruppo. Gli aspetti più "ricchi" (videoconferenza, workflow, scheduling, ecc.) risultano ancora largamente sottoutilizzati. Secondo Picturetel (leader mondiale della videoconferenza) "il mercato attuale dei PC dotati di funzioni di videoconferenza si aggira intorno alle 150mila macchine, una cifra inferiore allo 0,5‰ dei PC installati nel mondo".

I prodotti software di groupware che mescolano posta elettronica, condivisione e diffusione dei documenti, agende comuni e altre funzioni collaborative, progrediscono molto lentamente, anche se tutti gli editori debbono essere riconoscenti all’azione di fondo compiuta da Lotus per imporre il concetto attraverso il suo prodotto Notes. Secondo alcuni analisti, l’universo del workflow risulta ancora più indietro rispetto ad altre applicazioni cooperative. Le ragioni di tale scarso interesse verso il lavoro di gruppo sono in parte tecniche e in parte psicologiche. Per quanto riguarda la tecnologia, si possono attribuire ai limiti e alle difficoltà di attivazione e di diffusione degli strumenti, alle infrastrutture di comunicazioni insufficienti e alla pesantezza dell’amministrazione e gestione del nuovo ambiente, oltre che, soprattutto ai costi non indifferenti. Circa l’aspetto psicologico, si tratta di resistenze sicuramente maggiori, come già visto in precedenza. In Europa, più che in America, vive ancora la diffidenza verso strumenti che mettono in discussione la gerarchia interna all’impresa. In termini globali il groupware implica la condivisione delle informazioni e, specie nel vecchio continente, molti pensano ancora che il possesso dell’informazione corrisponda a quello del potere, per cui bloccano ogni tentativo di cambiamento in quest’area. Si tratta chiaramente di resistenze che non hanno futuro se l’impresa vuole mantenersi competitiva, perché comunque, nel mondo, l’adesione alle nuove tecnologie continua ad essere inarrestabile.

Probabilmente i prossimi anni saranno caratterizzati da rivolgimenti provocati dal groupware all’interno delle imprese, più che dall’affermarsi graduale delle diverse funzionalità. Tutte le tecnologie di workflow incideranno pesantemente su ogni tipo di lavoro d’ufficio. Si dovrà imparare ad ignorare la distanza fisica e temporale tra i partecipanti ad un gruppo di lavoro. Le imprese collaboreranno in tempo reale con i rispettivi partners e la loro stessa struttura risulterà modificata. Tale rivoluzione non avverrà in breve tempo. Le tecnologie evolvono molto più rapidamente della mentalità delle persone che debbono applicarle. Tenendo conto che esistono ancora difficoltà nel fare accettare la posta elettronica, possiamo affermare che l’uomo resterà il principale fattore moderatore di tale evoluzione.

 

Esempi tecnologici

Al fine di rendere la trattazione dell’argomento più pratica è opportuno valutare qualche caso concreto di applicazioni software che supportano il groupware. Per questo motivo sono stati evidenziati i due prodotti di maggiore successo in questo settore: Lotus Notes e Microsoft Exchange Server. Successivamente si è analizzata la realtà emergente delle tecnologie Internet, che stanno rivoluzionando il modo di pensare i prodotti groupware e di condividere le informazioni.

 

Microsoft Exchange e Lotus Notes

1. Parlando di prodotti groupware corre l’obbligo evidenziare due applicazioni che dominano il mercato aziendale già da qualche anno: Lotus Notes e Microsoft Exchange. Il prodotto di Lotus è stato il primo software prodotto nell’ambito groupware e per questo motivo è stato per anni il punto di riferimento in quanto a completezza, affidabilità e potenza. Negli ultimi anni è apparso anche il prodotto di casa Microsoft, Exchange Server, proponendosi come sistema di messaggistica aziendale con funzionalità di groupware integrate e connettività al pianeta Internet.

2. I due prodotti sono attualmente in forte concorrenza tra loro e non è chiaro quale tra i due sia al momento il prodotto migliore. La realtà attuale concede a Lotus la palma del prodotto groupware più diffuso, data la base di progetti sviluppati su questa piattaforma negli anni in cui Exchange non c’era. Il fattore comune tra i due prodotti è dato sicuramente dallo sforzo dei fornitori di produrre applicazioni potenti ma estremamente facili da utilizzare. Sotto l’aspetto tecnologico il vantaggio di Lotus appare ancora evidente, specie per la possibilità di utilizzare piattaforme hardware e sistemi operativi eterogenei, nonché il perfetto supporto della replicazione delle informazioni in siti distribuiti su tutto il pianeta. Al contrario Microsoft obbliga i propri clienti ad utilizzare la piattaforma Windows NT sul lato server dell’applicazione. I costi sono tuttavia a favore di Microsoft.

Il termine Intranet è ormai largamente impiegato per descrivere l’uso nelle reti d’impresa di tecnologie tipiche di Internet. Oggi le aziende normalmente usano Intranet perché è un mezzo particolarmente efficace per condividere le informazioni interne d’impresa applicando i paradigmi di presentazione e di collegamento ipertestuale (hyperlink), introdotti per la prima volta da Internet. Verranno illustrati numerosi esempi di come è possibile utilizzare la tecnologia Internet all’interno di un’azienda e quale sia il relativo valore in termini economici.

Le reti Intranet e Internet offrono alle imprese la straordinaria opportunità di sfruttare integralmente la ricchezza di informazioni e di conoscenze dei sistemi esistenti mentre contemporaneamente sviluppato soluzioni di business innovative e disponibili per una base di utenti molto più ampia, sia all’interno sia all’esterno della loro organizzazione.

Molte imprese e utenti di ogni tipo stanno già sfruttando i vantaggi della completa integrazione tra Internet e i sistemi client/server. In particolare, la tecnologia World Wide Web su Internet si è dimostrata un mezzo potente e innovativo per consentire a utenti sparsi in tutto il mondo di accedere facilmente alle informazioni. Inoltre la piattaforma client-server risulta essere l’architettura più flessibile per gestire i processi legati al business aziendale come applicazioni software di tipo interattivo. La strategia per sostenere questi sviluppi di Internet è basata sui punti seguenti :

• Adottare gli standard Internet esistenti
• Estendere tali standard al fine di supportare una più ampia gamma di transazioni di business, aumentando di conseguenza il valore di Internet sia per i consumatori sia per le aziende
• Introdurre innovazioni capaci di sviluppare tutto il potenziale di Internet realizzando nuove tecnologie aperte in aree come la gestione delle directory dei nomi, la multimedialità, la sicurezza, il commercio elettronico e lo sviluppo dei contenuti.

L’integrazione dell’ambiente elaborativo d’impresa con tecnologia Internet può essere un fattore decisivo per migliorare l’efficacia della gestione aziendale. I vantaggi principali che si possono ottenere dall’integrazione di Internet e delle reti Intranet sono i seguenti :

• Semplificazione della gestione delle informazioni e miglioramento delle comunicazioni all’interno dell’azienda attraverso l’uso dei paradigmi di pagina e di collegamento ipertestuale. Inoltre i paradigmi di navigazione e di ricerca già sperimentati in Internet facilitano drasticamente le attività svolte dall’utente per trovare, creare ed analizzare le informazioni.
• Integrazione trasparente tra le reti interne d’impresa e Internet per migliorare le comunicazioni tra l’azienda e i relativi clienti e partner.
• Integrazione dei nuovi prodotti e delle nuove tecnologie Internet nelle infrastrutture e nei sistemi elaborativi tradizionali, alla scopo di permettere alle aziende di sfruttare al massimo gli investimenti tecnologici esistenti e di far evolvere gradualmente i loro sistemi informatici.
• Semplificazione dello sviluppo, dell’installazione e della gestione delle applicazioni allo scopo di ottimizzare i cicli di sviluppo.

Ovviamente gli utenti si aspettano che una rete Intranet sia facile da usare, veloce e affidabile. Da parte sua, la direzione sistemi informativi, coerentemente con la sua missione di gestire la produzione, richiede che una rete Intranet sia sicura, economicamente conveniente, scalabile e facile da gestire.

Campi di applicazione di reti Intranet

Le reti Intranet possono essere usate in un’ampia gamma di applicazioni aziendali. Prendendo esempio dalla posta elettronica di Internet e dal World Wide Web, le reti Intranet possono essere molto utili per la pubblicazione e lo scambio delle informazioni all’interno dell’azienda. L’utente finale può ricevere tali informazioni in un formato statico o in un formato dinamico, che permette un’ulteriore analisi dei dati. Le attività di supporto decisionale prevedono un uso razionale dei dati, non soltanto la loro lettura. Le reti Intranet possono inoltre essere utilizzate per stabilire dei collegamenti tra i dipendenti allo scopo di migliorare le comunicazioni, la collaborazione di gruppo e il flusso di lavoro.

Le reti Intranet possono essere usate anche per rendere le applicazioni aziendali più accessibili per i dipendenti, dovunque essi siano dislocati. Tutto questo non è uguale alla tradizionale automatizzazione dei processi aziendali, in quanto le nuove applicazioni possono realizzare processi interaziendali, ad esempio collegando i fornitori esterni col sistema di gestione del magazzino di un’azienda di produzione. La comunicazione interaziendale può avvenire per mezzo di attività congiunte su Internet e le reti Intranet.

La Tabella 4 mostra alcuni degli usi più comuni delle reti Intranet.

Le tre categorie principali di utilizzo delle reti Intranet sono:

1. pubblicazione delle informazioni
   1. statiche: vengono generate in formato HTML senza l’utilizzo dei di particolari linguaggi. Contengono principalmente informazioni di carattere stabile, come materiale didattico o di riferimento procedurale.
   2. dinamiche: le pagine presenti all’interno della rete vengono generate on-line dietro richiesta del client e contengono informazioni sempre aggiornate. E’ in questo contesto che si sono sviluppati i linguaggi come Java, Javascript, Visual Basic script o tecniche come ActiveX. Utilizzando questi prodotti software è possibile produrre delle vere e proprie applicazioni interattive direttamente sul Web, con tutti i vantaggi di apertura, compatibilità e semplicità di utilizzo. Esempi di questo tipo sono molto evidenti sul sito incredibilmente tutto italiano de "Il Sole 24 Ore" all’indirizzo Internet www.ilsole24ore.it. In questo sito, presente già da diversi anni, è possibile toccare con mano i vantaggi di questi strumenti software. Sul sito sono disponibili le quotazioni azionari aggiornate ogni 5 minuti, l’andamento storico dei fondi di investimento (visualizzabile anche con un grafico molto intuitivo e creato "al volo").
2. collaborazione di gruppo e workflow. Sotto questa categoria si trovano i processi che richiedono la collaborazione di più individui durante la stesura di un documento. Un esempio molto semplice è la preparazione di un budget aziendale, all’interno del quale devono confluire più competenze specifiche.
3. processi di business interattivi. Questa tipologia di applicazioni sono le ultime che si sono sviluppate. Con questa categoria si vuole tradurre in chiave Internet le normali applicazioni interattive aziendali.

La tecnologia Internet nelle aziende

Il termine Intranet viene usato comunemente per definire una rete d’impresa basata su tecnologia Internet, tuttavia tale definizione è un po’ restrittiva in quanto non mette in luce due elementi fondamentali:

Le nuove soluzioni applicative devono integrarsi con le applicazioni tradizionali e devono contemporaneamente allargare il proprio raggio d’azione oltre la semplice tecnologia Internet.

Recenti estensioni della tecnologia Internet hanno consentito di superare le limitazioni, nel campo della sicurezza e della banda passante, esistenti per la base dei consumatori, permettendo alle aziende di utilizzare l’infrastruttura pubblica della rete Internet per compiere transazioni a larga banda in un ambiente completamente sicuro e protetto. Come già accennato in precedenza, tali collegamenti possono essere usati anche per l’integrazione dei flussi di lavoro e dei sistemi di produzione di aziende differenti. In questo modo vengono superati i tradizionali confini di una rete privata.

I protocolli standard di rete che collegano tra loro i client e i server coprono sia la rete privata d’impresa sia la rete pubblica Internet. In sostanza lo schema proposto unisce il meglio del Web e dell’architettura client/server.

Strumenti

Applicazioni di produttività

Sistema operativo client e browser

Applicazioni server e famiglia di server

Sistema operativo server e infrastruttura

Protocolli standard

Tabella 5 - Prodotti presenti in una rete Intranet

Protocolli standard: la rete ha bisogno di supportare i protocolli Internet Simple Mail Transport Protocol (SMTP), HyperText Transport Protocol (HTTP) e Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP) oltre a parecchi protocolli non Internet come IPX/SPX, SNA e X.400, per garantire l’integrazione tra i nuovi sistemi e i sistemi di produzione già esistenti. Lo schema naturalmente include la rete pubblica Internet, presupposto essenziale per realizzare sistemi e applicazioni che collegano tra loro diverse aziende.

Sistema operativo e infrastruttura server: il sistema operativo server deve contenere, oltre al supporto della rete Internet, un file server, un server per applicazioni e un server di comunicazione. Il supporto Internet deve essere integrato e deve includere i protocolli Internet nativi. All’interno del server deve essere ospitato anche un server Web ad alte prestazioni (per gestire il protocollo HTTP), un sistema per lo sviluppo dei contenuti e per la gestione di un sito Web, un server di ricerca, un server per la gestione degli utenti e infine il supporto per la sicurezza delle comunicazioni sulla rete pubblica. Tale combinazione di servizi permette di assegnare a Internet un ruolo più ampio non solo a livello di gestione di semplici pagine statiche ma anche nella presentazione di applicazioni attraverso pagine Web.

Applicazioni e famiglia di server: oggi le aziende chiedono sempre più di gestire e condividere le informazioni con la massima semplicità e efficacia. Una rete Intranet è il mezzo più semplice e meno costoso per localizzare, strutturare e distribuire le informazioni. Occorre una famiglia di applicazioni server che integri in modo trasparente informazioni rappresentate in formati anche assai differenti, come ad esempio quelli dei database, dei sistemi di messaggistica e delle applicazioni tradizionali magari su mainframe.

Sistema operativo/browser client: analizzando il lato client dello schema proposto si vede che i browsers di Internet sono ormai diventati strumenti semplici da utilizzare ma nello stesso tempo potenti per navigare sul World Wide Web alla ricerca delle informazioni desiderate. Il mercato di queste applicazioni è ormai decisamente monopolizzato dai due fornitori principali: Netscape, con il suo browser Navigator e Microsoft con Internet Explorer. Questi strumenti sono diventati eccezionalmente potenti in conseguenza di una competizione esasperata tra i due fornitori. Il risultato è stato quello di produrre software altamente innovativi ma non sempre conformi agli standard, spesso ancora inesistenti nel momento della commercializzazione dei due prodotti.

Applicazioni di produttività personale: Intranet è un’infrastruttura essenziale per realizzare comunicazioni efficaci e offre un vantaggio fondamentale: la tempestività delle informazioni condivise. Per produrre e distribuire informazioni tempestive devono essere messi a disposizione di un certo numero di persone nell’ambito aziendale gli strumenti necessari, che devono anche essere particolarmente semplici da usare. Attualmente uno degli strumenti più diffuso in assoluto è Microsoft Office, il quale incorpora la tecnologia Web. Gli utenti potranno continuare a utilizzare questi strumenti con le loro informazioni esistenti e contemporaneamente avranno a disposizione una serie di potenti strumenti per una facile creazione, analisi e condivisione delle informazioni attraverso una rete Intranet. Poiché le esigenze degli utenti sono le più svariate, i contenuti verranno creati sia in formato Office, sia in HTML, il linguaggio più adatto per la navigazione e per le pagine statiche che non richiedono analisi o collaborazione ad hoc. I file nativi di Office sono progettati per consentire una grande ricchezza di contenuti e di collaborazione. Gli utenti che accedono a tali informazioni nel formato Office possono implicitamente accedere anche agli strumenti per analizzare ed elaborare le informazioni condivise. Comunque, indipendentemente dal formato in cui decidono di pubblicare le loro informazioni, gli autori hanno bisogno di un unico strumento che consenta una facile creazione di contenuti che altri potranno cercare e analizzare.

Strumenti: gli sviluppatori di software hanno l’esigenza di sfruttare la loro esperienza e gli strumenti a loro disposizione per accelerare lo sviluppo di nuove soluzioni basate sulla tecnologia Internet.

 

La sicurezza pone sempre dei seri problemi agli specialisti dei sistemi informatici: gli sviluppatori si scambiano quantità sempre più grandi di dati e riutilizzano parti sempre più rilevanti di software, mentre sono sempre più numerose le aziende che trasmettono o ricevono sulla rete pubblica Internet informazioni riservate, tra le quali anche pagamenti tramite carta di credito. Questo traffico di messaggi fa nascere delle preoccupazioni su potenziali "infezioni" da virus elettronico nel software, sulla riservatezza delle comunicazioni private, sulla sicurezza delle transazioni e induce i clienti a prendere in seria considerazione la crittografia dei dati.

La sicurezza viene attualmente discusso in tre aree diverse.

Questa area comprende le comunicazioni via Internet più comuni, come la posta elettronica, i bulletin boards (le bacheche elettroniche) e i chat groups (conversazioni elettroniche).

Private Communication Technology (PCT) è un meccanismo generalizzato che garantisce il controllo degli accessi e la protezione delle comunicazioni aziendali e personali su Internet. Il software PCT include funzioni specifiche per la riservatezza, l’autenticazione e la reciproca identificazione e si basa sul Secure Sockets Layer (SSL), a sua volta migliorato grazie alla separazione tra la fase di autenticazione e la fase della crittografia, allo scopo di massimizzare la sicurezza dell’una e dell’altra. All’interno degli Stati Uniti le normative del governo federale permettono di usare per l’autenticazione chiavi criptografiche di 128 bit, mentre negli altri paesi è permesso l’uso di chiavi di 40 bit.

Un cliente che desidera utilizzare un server Web protetto dal software SSL deve richiedere un certificato a un ente autorizzato come VeriSign.

Inoltre stanno emergendo altre tecnologie di crittografia, pubbliche e private, che consentono agli utenti di trasferire i loro "fondi elettronici" personali tra computer e ambienti di browsing di tipo differente.

Internet Engineering Task Force (IETF) è l’ente preposto per standardizzare le tecniche di sicurezza.

La sicurezza è un requisito fondamentale per il successo dell’attività di vendita e distribuzione del software attraverso il Web.

Per il download (scaricamento dal sito web) del software attraverso Internet è consigliabile adottare alcune restrizioni per evitare che qualcuno possa volontariamente o involontariamente danneggiare i sistemi dell’utente. Tale risultato può essere ottenuto impedendo qualunque contatto tra il software in arrivo e le risorse del sistema operativo (file, database, hardware grafico e aree di memoria). Anche il linguaggio di Scripting di ActiveX (basato su Visual Basic Script e JavaScript™) e le applet di Java sono ambienti protetti, in quanto privi di qualunque aggancio che potrebbe essere usato per introdurre dei virus.

Il secondo consiglio è quello di utilizzare la "firma elettronica". Ogni sviluppatore dovrebbe "siglare" il proprio codice con una chiave cifrata, in modo che l’utente finale sappia chi ha prodotto il software e che esso non è stato manomesso.

Al fine di gestire in modo sicuro le transazioni con carta di credito su un trasporto di rete come Internet privo di funzioni intrinseche di sicurezza, è stato definito il protocollo Secure Electronic Transactions (SET), frutto della fusione tra STT (Secure Transaction Technology) e SEPP (Secure Electronic Payment Protocol), due tecnologie già esistenti con lo stesso obiettivo.

La tecnologia SET eviterà inoltre di possibili intercettazioni in tempo reale di informazioni relative alla carta di credito durante la transazione. Le specifiche del protocollo SET sono state messe a punto da Microsoft insieme ai principali aziende che operano nel settore delle carte di credito come VISA, MasterCard, American Express, Netscape e IBM, nonché in collaborazione con i principali organismi bancari che operano suoi mercati finanziari mondiali.

Workflow e Intranet

Uno dei campi applicativi che oggi appaiono più interessanti per le tecnologie Internet e Intranet è quello del workflow management. Le motivazioni che possono portare alla decisione di applicare la tecnologia Intranet a queste applicazioni e che qui andiamo ad esporre, si potevano individuare già dalla fine dello scorso anno e non solo mantengono tutta la loro validità, ma appaiono, se possibile, rafforzate dagli ultimi eventi. Uno degli aspetti più sorprendenti è stato il legame uomo-macchina nato sul Web, che si è rivelato tra i più efficaci per livelli di utenza che vanno dall’assoluto neofita al guru informatico.

Inoltre gli annunci dei principali fornitori di software fanno presagire un passaggio rapido dal concetto di personal computer in rete a quello di personal computer come componente integrato delle Rete globale, fino a rendere trasparente all’utente l’effettiva allocazione delle risorse utilizzate siano esse sul disco fisso locale o su un server in Nuova Zelanda.

Le estensioni indirizzate al supporto di Internet, annunciate per i principali ambienti di sviluppo per il client/server (quelli di Microsoft, Powersoft, Centura Borland in testa) fanno prevedere come probabile una fusione tecnologica e funzionale fra i paradigmi client/server e Internet/ Intranet nel medio periodo.

Secondo punto: la rivoluzione JAVA (il linguaggio ad oggetti simile al C++ nato per gestire le applicazioni su Internet) sembra ormai inarrestabile ed è fondata sui vantaggi oggettivi di linguaggio: la portabilità diretta del codice, il multithreading (suddivisione dell’applicazione in tanti piccoli task eseguibili atomicamente), la possibilità di distribuire l’esecuzione del codice fra client e server in modo flessibile sono punti di forza indiscutibili.

Per un responsabile Edp la possibilità di estendere il proprio sistema informativo al di fuori dei limiti aziendali, per esempio verso i propri fornitori o la propria clientela, senza imporre loro l’acquisto di hardware e software specifico, se non quello necessario ad una normale connessione a Internet e senza costi di distribuzione e manutenzione remota del software, costituisce l’evento del secolo. Altro elemento di sicuro interesse sono i futuri terminali, detti network computer, da 500 dollari (tipo quelli annunciati da ORACLE e, più di recente, da IBM) che potrebbero sostituire molti Pc in azienda, con l’ulteriore vantaggio di ridurre parecchio i costi di assistenza agli utenti interni dotati di Pc.

Terzo punto: gli entusiasmi suscitati da Internet e Java non devono farci dimenticare i limiti infrastrutturali ed i costi delle linee telefoniche che, specie in Italia, ne freneranno ancora per qualche tempo un’applicazione estensiva.

Per esempio, utilizzando un modem a 28.800 bit per secondo, il caricamento occasionale da rete di un applet Java di media grandezza è ancora insopportabilmente lento, soprattutto per un utente finale interessato al suo business e non alla tecnologia. Le applicazioni Intranet, invece potendo basarsi su reti più efficienti possono sin d’ora trarre beneficio dalle potenzialità di Java e i vincoli sulla sicurezza dei dati sono generalmente più laschi.

Quarto ed ultimo punto: osservando l’evoluzione di Internet, è facile prevedere che anche le applicazioni Intranet evolveranno dalle semplici "bacheche elettroniche aziendali" delle prime fasi a funzioni di data entry interattivo, fino ad includere la realizzazione di flussi informativi di documenti fra gli utenti, in altre parole fino ad arrivare ad applicazioni di workflow management. Un passaggio favorito dalle caratteristiche di apertura e di economicità delle tecnologie Internet/Intranet nei confronti delle soluzioni proprietarie concorrenti.

Un esempio: SLIGOS

Queste premesse hanno spinto la SLIGOS di Torino a realizzare prima alcuni prototipi e in seguito progetti effettivi attuati presso alcuni clienti italiani. Alla base di ciò, sta la realizzazione da parte di Sligos di una foundation class library di oggetti Java residenti sul server (che con un neologismo ispirato agli applet la società ha battezzato " servlet" che rappresentano gli oggetti applicativi presenti in ogni applicazione di workflow management; fra i piu’ importanti: l’utente, il documento e l’iter di approvazione. Naturalmente questi oggetti devono essere resi persistenti (cioè salvati su disco da una sessione all’altra), il che è stato realizzato con l’impiego di un database relazionale di appoggio.

Per meglio analizzare il problema, presentiamo l’esperienza realizzata dalla società torinese su un caso quello di FIAT-ITS (la divisione che si occupa delle tecnologie informatiche di base per il gruppo), di utilizzo di java in un sistema Workflow management : la gestione del processo che porta alla pubblicazione di pagine html su un sito web aziendale. Spesso, in un organizzazione che attui una Intranet, il passo successivo che il "webmaster" deve affrontare dopo la fase (solitamente entusiastica) di pubblicazione dei contributi iniziali, si traduce nel tentare di mettere ordine tra nuove richieste, che si accavallano in modo disordinato, consultazioni con i responsabili marketing e PR dell’azienda, modifiche reiterate e quant’altro.

Un applicazione sul campo

La Sligos ha interpretato questa situazione come la manifestazione di un tipico problema di gestione dei flussi di lavoro e ha realizzato un applicativo di workflow integrato in una infrastruttura Intranet (ma anche Internet) che mette a disposizione degli utenti e degli amministratori del sistema uno strumento di gestione delle esigenze di pubblicazione sul sito web in base a regole organizzative definite dall’azienda.

 

Workgroup e workflow sono due concetti che caratterizzano comportamenti organizzativi nello svolgimento del lavoro in rapporto alle informazioni disponibili per svolgerlo. Il groupware e il software per l’automazione e gestione del workflow (o workflow management ) definiscono invece classi di prodotti informatici orientati a dare supporto ai rispettivi comportamenti organizzativi.

Il concetto workflow va molto oltre quello di workgroup, dato che focalizza l’attenzione sul lavoro e sul suo flusso, elemento assente nella nozione di workgroup e nei prodotti groupware. L’attenzione del workflow si incentra su processi aziendali organizzazione comunicazioni e informazione in tutte le forme in cui possono servire, mentre il lavoro centra l’attenzione su attività, compiti, sottoprocessi, passi, azioni da svolgere. Il flusso definisce sia l’instradamento spontaneo e/o discrezionale delle informazioni, sia quello predeterminato e obbligatorio, sequenziale o parallelo.

Comprende inoltre la gestione delle eccezioni in base al tempo, agli eventi, ai fatti organizzativi contingenti. Le aziende hanno nel tempo definito in vari modi i propri flussi del lavoro: redigendo manuali con norme e procedure, affidandosi a prassi consolidate, all’autodisciplina, o al controllo di supervisori al lavoro. Le informazioni connesse al lavoro, provenienti dall’estero o dall’interno, sono fotocopiate per permettere lo smistamento su flussi paralleli, archiviate e poi di nuovo consultate. I dossier che le contengono di arricchiscono nel tempo di nuove informazioni. Le informazioni si arricchiscono a loro volta di annotazioni e messaggi. Le azioni da svolgere non riguardano solo operazioni basate sui dati (automatizzate dai sistemi informativi transazionali), ma coinvolgono i comportamenti organizzativi e esattamente:

• distribuire informazioni; esigendone il ritorno o meno entro un certo tempo o momento; notificare, comunicare, eccetera;
• decidere automaticamente o discrezionalmente, in funzione dei dati e delle informazioni, se seguire un certo percorso di azioni o un altro; o più percorsi che coinvolgeranno più attori;
• manipolare informazioni; aggiungere o togliere documenti in una cartella, effettuare ricerche negli archivi, annotare, ordinare secondo vari criteri documenti e cartelle, richiamare applicazioni esistenti, redigere documenti, fare calcoli, ecc.

Si comprende così come il workgroup sia solo una funzione da attuare in alcuni passi del workflow. Struttura portante del concetto di flusso è l’articolazione di più azioni (passi, compiti e altro) in percorsi e l’abbinamento di oggetti informativi ai percorsi stessi: l’intelligenza specifica che porta la nozione di workflow è proprio questa: oggetti informatici che conoscono i percorsi da seguire. Nessun flusso di lavoro può prescindere dall’uso di applicazioni informatiche, specie quelle esistenti.

Il software di workflow deve e può essere lo strumento di integrazione principe coi sistemi proprietari e coi sistemi desktop. Eseguire automaticamente o a discrezione dell’utente date applicazioni, importare o esportare automaticamente o a discrezione, dati fra i sistemi sono funzioni indispensabili affinché il workflow non resti un’applicazione di nicchia e porti reali risultati in efficienza ed efficacia permeando l’intera struttura aziendale.

Se più di 20 anni di office automation non hanno portato ad aumenti significativi della produttività è perché l’incisività sui processi delle soluzioni office è per sua natura circoscritta a ristretti domini organizzativi. Il software per workflow è invece un’opportunità tecnologica in grado di incidere sull’efficienza dei processi aziendali.