I DFD sono un buon strumento per creare un modello delle attività che vengono svolte all’interno di una azienda. Si prestano bene come strumento di analisi, perchè il committente riesce facilmente a riconoscere i vari processi, che di solito corrispondono ai lavori svolti dai vari uffici, e il programmatore ritrova una divisione del problema in componenti via via più semplici, in un approccio top-down che ben si presta alla successiva fase di implementazione.

Vediamo ora le regole per la costruzione di un Data Flow Diagram. I DFD hanno solo quattro semplici componenti:

flussi di dati

i processi

i depositi di dati

le entità sorgenti e destinazione dei dati

Ogni DFD è costituito da questi oggetti, connessi tra loro in vari modi.

Per poter analizzare il sistema in modo top-down, possiamo suddividere i processi in parti più fini, esplodendo un processo in un DFD di livello inferiore.

I flussi di dati sono rappresentati da una linea, possibilmente orizzontale o verticale, con una freccia che indica la direzione che percorrono i dati. Per chiarezza, soprattutto nelle fasi iniziali dell’analisi conviene usare delle frecce con doppia direzione, per evitare il proliferare delle linee all’interno del disegno.

I flussi dei dati sono l’interfaccia tra gli altri elementi del DFD, e devono essere pensati come un "tubo" in cui scorrono dei pacchetti di dati la cui struttura è nota e ben definita.

Ogni flusso deve avere un nome che lo identifica senza ambiguità tra tutti gli altri flussi. Per ogni flusso deve essere specificata la struttura dei dati che lo percorrono sfruttando il dizionario dei dati.

Il secondo elemento del DFD sono i processi, descritti da una bolla o da un rettangolo dagli angoli arrotondati.

Un processo trasforma i dati in ingresso nei dati in uscita.

Ogni processo deve avere una frase che lo descrive e lo identifica tra tutti gli altri processi. Per completare un processo bisogna dare una "mini spec." che indichi in dettaglio la logica con cui avviene questa trasformazione dei dati.

Il terzo elemento sono i depositi dei dati, descritti da un rettangolo aperto in un lato o da due linee parallele.

Un deposito di dati (data store) è un posto in cui sono immagazzinati i dati tra due o più processi.

Un data store può essere realizzato fisicamente in vari modi: se la procedura è automatizzata sarà un file su disco, se stiamo descrivendo un processo che viene realizzato a mano saranno dei fogli o dei generici archivi cartacei.

L’ultimo elemento del DFD sono le entità esterne, normalmente rappresentate da quadrati.

Le entità esterne sono persone, organizzazioni, oggetti fisici o logici che vivono al di fuori del sistema che viene descritto e che sono sorgente o destinazione dei dati trattati dal sistema stesso.